Μια ανασκόπηση είναι η μοναδική συνάντηση όπου μια ομάδα μπορεί να αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας της αντί να αναφέρει απλώς τα αποτελέσματα. Όταν διεξάγεται σωστά, φέρνει στην επιφάνεια αυτό που όλοι ήδη γνωρίζουν και κανείς δεν έχει πει, και καταλήγει σε δύο ή τρεις δεσμεύσεις που τηρούνται. Όταν διεξάγεται άσχημα, είναι μισή ώρα αυτοκόλλητων σημειωμάτων και ένας αναστεναγμός. Η διαφορά σχεδόν ποτέ δεν είναι το πρότυπο. Είναι το αν το πεδίο εφαρμογής ήταν σαφές, αν ο συντονιστής είχε προετοιμαστεί και αν οι άνθρωποι πίστευαν ότι ήταν ασφαλές να πουν την αλήθεια.
Δείτε πώς να σχεδιάσετε, να συντονίσετε και να παρακολουθήσετε μια ανασκόπηση που οι άνθρωποι δεν φοβούνται: επιλέγοντας μια μορφή, γράφοντας ερωτήσεις που οδηγούν σε ειλικρινείς απαντήσεις και φεύγοντας με ενέργειες που αναλαμβάνει κάποιος. Τα παιχνίδια συζήτησης του MileSmile εμφανίζονται σε μερικά σημεία στην πορεία, επειδή ένα ζεστό δωμάτιο μιλάει πιο ανοιχτά από ένα κρύο, και αυτό ισχύει είτε η ομάδα σας μοιράζεται ένα τραπέζι είτε πέντε ζώνες ώρας.
Αποφασίστε τι ακριβώς ανασκοπείτε
Ορίστε πρώτα τα όρια. Το τελευταίο σπριντ, ένα ορόσημο έργου, μια διατμηματική προσπάθεια που μόλις ολοκληρώθηκε. Αναφέρετε δυνατά τις ημερομηνίες ή τα παραδοτέα, ώστε η συζήτηση να έχει ένα σημείο διακοπής. Παραλείψτε το και κάποιος θα ανασύρει ένα παράπονο από τον Μάρτιο, και η ώρα θα έχει χαθεί.
Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θέλετε να προκύψει από την ίδια την ανασκόπηση. Δύο ή τρεις ερωτήσεις είναι αρκετές. Προσπαθείτε να ξεμπλοκάρετε ένα συγκεκριμένο πράγμα, να αναδομήσετε την εμπιστοσύνη μετά από έναν δύσκολο μήνα ή να επιδιορθώσετε μια παράδοση που συνεχώς δημιουργεί προβλήματα;
Φέρτε δεδομένα. Διαγράμματα burndown, τάσεις αιτημάτων υποστήριξης, σχόλια πελατών, μετρήσεις ανάπτυξης, οτιδήποτε εξετάζει πραγματικά η ομάδα σας. Η μνήμη είναι γενναιόδωρη προς τους παρόντες και σκληρή προς τους απόντες. Στείλτε τα όλα τουλάχιστον 24 ώρες νωρίτερα, ώστε οι άνθρωποι να φτάσουν με κάτι περισσότερο από ένα ένστικτο.
Μια ατζέντα ανασκόπησης που χωράει σε μία ώρα
Η προβλεψιμότητα βοηθάει εδώ. Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν τη δομή της συνάντησης, αφιερώνουν την προσοχή τους στο περιεχόμενο αντί να μαντεύουν τι ακολουθεί. Αυτή διαρκεί 60 λεπτά.
- Εγγραφή, 5 λεπτά. Μία ερώτηση προθέρμανσης.
- Ανασκόπηση των γεγονότων, 10 λεπτά. Μετρήσεις σπριντ, σημειώσεις έκδοσης, οτιδήποτε αξιοσημείωτο συνέβη.
- Καταιγισμός ιδεών, 20 λεπτά. Τι πήγε καλά, τι πόνεσε, τι εμφανίζεται συνεχώς.
- Ομαδοποίηση και συζήτηση, 15 λεπτά. Ομαδοποιήστε τις ιδέες, αναζητήστε τις ριζικές αιτίες, επιλέξτε τι έχει σημασία.
- Αποφασίστε ενέργειες, 10 λεπτά. Υπεύθυνοι, προθεσμίες και πώς θα γνωρίζετε ότι λειτούργησε.
Για υβριδικές ομάδες, διεξάγετέ το σε έναν κοινό πίνακα όπως το FigJam ή το Miro και ανοίξτε το για συνεισφορές μια μέρα νωρίτερα. Οι ήσυχοι άνθρωποι και οι συνεργάτες σε δύσκολες ζώνες ώρας θα γράψουν πράγματα που δεν θα έλεγαν ποτέ δυνατά στο τεσσαρακοστό λεπτό μιας κλήσης.
Προετοιμάστε το δωμάτιο για ψυχολογική ασφάλεια
Τα πρώτα λεπτά καθορίζουν αν τα υπόλοιπα θα είναι ειλικρινή. Ρωτήστε κάτι παιχνιδιάρικο πριν ρωτήσετε κάτι δύσκολο. «Αν αυτό το σπριντ ήταν μια λίστα αναπαραγωγής για ένα οδικό ταξίδι, ποιο τραγούδι θα το αντιπροσώπευε;» κοστίζει ενενήντα δευτερόλεπτα και αλλάζει το ύφος όλων όσων ακολουθούν.
Το MileSmile είναι χρήσιμο εδώ για τον ίδιο λόγο που λειτουργεί και στο αυτοκίνητο. Σας δίνει την ερώτηση, ώστε να μην εφευρίσκετε μία υπό πίεση, και οι ερωτήσεις που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη σημαίνουν ότι δεν ανακυκλώνετε το ίδιο icebreaker κάθε δεύτερη Τρίτη. Για τις κατανεμημένες ομάδες, η αναπαραγωγή ήχου σε στυλ Λειτουργίας Αυτοκινήτου διαβάζει τις ερωτήσεις δυνατά, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να ακούσουν hands-free ενώ κρατούν σημειώσεις ή περπατούν μεταξύ συναντήσεων.
Συλλέξτε πληροφορίες από περισσότερα από δύο άτομα
Οι ανασκοπήσεις αποτυγχάνουν αθόρυβα όταν οι ίδιες δύο φωνές γεμίζουν το δωμάτιο. Δώστε σε όλους τρία λεπτά σιωπής για να γράψουν πρώτα. Η ατομική σκέψη πριν από την ομαδική συζήτηση εμποδίζει την πιο δυνατή γνώμη να γίνει η γνώμη της ομάδας. Στη συνέχεια, πηγαίνετε άτομο προς άτομο, ένα κάθε φορά, ώστε ο χρόνος ομιλίας να είναι κανόνας και όχι ανταγωνισμός. Όταν έχετε περισσότερα θέματα από χρόνο, κάντε ψηφοφορία με κουκκίδες και αφήστε την ομάδα να επιλέξει ποια θα συζητηθούν πραγματικά.
Πιο κοφτερές ερωτήσεις βοηθούν όταν το δωμάτιο είναι ευγενικό. «Ποιο εμπόδιο αποδεχτήκαμε σιωπηλά σε αυτό το σπριντ;» δίνει μια πιο αληθινή απάντηση από το «τι πήγε στραβά», και μια τράπουλα MileSmile είναι ένας γρήγορος τρόπος να έχετε μερικές τέτοιες διαθέσιμες. Γράψτε τα πάντα σε έναν κοινό χώρο, ώστε όποιος έχασε τη συνάντηση να μπορεί να τα διαβάσει.
Διευκολύνετε βαθύτερες συζητήσεις
Μόλις τα κορυφαία ζητήματα είναι στον πίνακα, συνεχίστε να ρωτάτε γιατί. Τα πέντε γιατί είναι ένα απλό εργαλείο και λειτουργεί. Αναδιατυπώστε την ένταση ως ένα παζλ αντί για ένα σφάλμα: «Ποιες συνθήκες έκαναν αυτό το σφάλμα πιθανό να συμβεί;» αφαιρεί την αμυντικότητα χωρίς να αφαιρεί το πρόβλημα.
Ζητήστε συγκεκριμένες ιστορίες. «Πότε παρατηρήσατε για πρώτη φορά την καθυστέρηση;» σας δίνει κάτι για να ενεργήσετε. Το «Η επικοινωνία ήταν κακή» δεν το κάνει. Συνδυάστε κάθε παράπονο με το «πώς θα έμοιαζε το τέλειο την επόμενη φορά», ώστε η ομάδα να καταλήξει να περιγράφει μια λύση αντί για ένα παράπονο.
Αν η συζήτηση θερμαίνεται, σταματήστε και κάντε έναν γύρο εκτίμησης MileSmile. Ενενήντα δευτερόλεπτα όπου οι άνθρωποι αναφέρουν τι έκανε καλά ένας συνάδελφος επαναφέρει το κλίμα στο δωμάτιο και υπενθυμίζει σε όλους ποια πλευρά υποστηρίζουν.
Μετατρέψτε τις ιδέες σε δράση
Η ανασκόπηση δεν τελειώνει μέχρι να είναι προφανή τα επόμενα βήματα. Για κάθε βελτίωση που επιλέξατε, γράψτε την ενέργεια, τον υπεύθυνο, την προθεσμία και πώς θα γνωρίζετε ότι λειτούργησε. Περιορίστε τη λίστα σε μία έως τρεις δεσμεύσεις. Μια ανασκόπηση που δημιουργεί εννέα ενέργειες, δημιουργεί μηδέν.
Τοποθετήστε τα εκεί που βρίσκεται η εργασία, στον πίνακα σπριντ ή στον καταστατικό χάρτη της ομάδας, όχι θαμμένα σε σημειώσεις συνάντησης που κανείς δεν ανοίγει. Στη συνέχεια, ξεκινήστε την επόμενη ανασκόπηση εξετάζοντάς τα. Αυτή η συνήθεια των πέντε λεπτών είναι το μόνο που κάνει όλα αυτά αξιόπιστα. Μια ερώτηση παρακολούθησης κάνει την ίδια δουλειά φθηνά: ρωτήστε «Τι άλλαξε στις αναθεωρήσεις κώδικα σε αυτό το σπριντ;» τρεις εβδομάδες αργότερα και θα μάθετε.
Παρακολούθηση και επανάληψη
Αντιμετωπίστε τη μορφή ως ένα πείραμα. Στείλτε μια περίληψη εντός 24 ωρών με τις επιτυχίες, τις ιδέες και τις ενέργειες. Κάθε τρίμηνο, ρωτήστε την ομάδα τι να ξεκινήσει, να σταματήσει και να συνεχίσει σχετικά με την ίδια την ανασκόπηση. Εναλλάσσετε τους συντονιστές, γιατί το άτομο που διευθύνει τη συνάντηση την ακούει διαφορετικά και όλοι πρέπει να έχουν αυτή την οπτική τουλάχιστον μία φορά.
Τα αναλυτικά στοιχεία του MileSmile δείχνουν ποια σύνολα ερωτήσεων έκαναν τους ανθρώπους να μιλήσουν, κάτι που είναι χρήσιμο όταν χτίζετε ένα εγχειρίδιο αντί να αυτοσχεδιάζετε κάθε φορά. Ο στόχος δεν ήταν ποτέ μια άψογη συνάντηση. Είναι ότι η διαδικασία βελτιώνεται επίσης, και αυτό αξίζει να επισημανθεί όταν συμβαίνει.
Δείγμα προτύπου ανασκόπησης
Κλέψτε αυτό το περίγραμμα για το επόμενο σπριντ σας.
| Ώρα | Τμήμα | Λεπτομέρειες |
|---|---|---|
| 0:00 - 0:05 | Άφιξη και προθέρμανση MileSmile | «Αν αυτό το σπριντ είχε μια μασκότ, ποια θα ήταν;» (ηχητική ερώτηση για υβριδικές ομάδες) |
| 0:05 - 0:15 | Ανασκόπηση μετρήσεων | Ταχύτητα, διαφυγόντα ελαττώματα, NPS πελατών, όγκος υποστήριξης |
| 0:15 - 0:35 | Καταιγισμός ιδεών | Σιωπηλή απόρριψη αυτοκόλλητων σημειωμάτων, ομαδοποίηση θεμάτων, ψηφοφορία με κουκκίδες |
| 0:35 - 0:50 | Βαθιά κατάδυση | Κορυφαία δύο θέματα, τα πέντε γιατί, ερωτήσεις εστιασμένες στη δράση |
| 0:50 - 1:00 | Σχεδιασμός δράσης και εκτιμήσεις | Ανάθεση υπευθύνων, προγραμματισμός ελέγχων παρακολούθησης, κλείσιμο με έναν γύρο ευγνωμοσύνης |
Χρήση του MileSmile στις ανασκοπήσεις σας
Το MileSmile δημιουργήθηκε για συζητήσεις στο δρόμο, και οι ομάδες άρχισαν να το χρησιμοποιούν στις αίθουσες συσκέψεων χωρίς κανείς να το προτείνει. Τέσσερα πράγματα μεταφέρονται. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες τράπουλες, μία για icebreakers, μία για ερωτήσεις ριζικής αιτίας, μία για γύρους εκτίμησης, και να χρησιμοποιήσετε όποια χρειάζεται η στιγμή. Η αναπαραγωγή hands-free σε στυλ Λειτουργίας Αυτοκινήτου διαβάζει τις ερωτήσεις δυνατά, ώστε ο συντονιστής να παρακολουθεί την ομάδα αντί να διαβάζει από ένα σενάριο.
Οι ερωτήσεις που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη σημαίνουν ότι δεν επαναλαμβάνετε ποτέ την ίδια, κάτι που αρχίζει να έχει σημασία μόλις έχετε διεξάγει μερικές δεκάδες ανασκοπήσεις. Και όλο αυτό λειτουργεί από μία μόνο κοινή συσκευή: περάστε ένα τηλέφωνο γύρω-γύρω, ή βάλτε την εφαρμογή web στην οθόνη της αίθουσας συνεδριάσεων, και κανείς δεν χρειάζεται να ανοίξει φορητό υπολογιστή. Αυτό ισχύει τόσο για την ανασκόπηση σπριντ μιας ομάδας προϊόντος όσο και για μια εκτός έδρας συνάντηση ηγεσίας.
Το μεγαλύτερο μέρος αυτού είναι συντονισμός, όχι εργαλεία. Να είστε σαφείς σχετικά με το τι ανασκοπείτε, κάντε το δωμάτιο αρκετά ασφαλές για την πραγματική απάντηση, ακούστε όλους, και φύγετε με δύο πράγματα που κάποιος αναλαμβάνει ονομαστικά.
Για την επόμενη φορά: επιλέξτε τις δύο ερωτήσεις που θέλετε να απαντηθούν, στείλτε τις στην ομάδα αύριο το πρωί και ξεκινήστε με μια ερώτηση προθέρμανσης αντί για μια ενημέρωση κατάστασης. Κατεβάστε το MileSmile αν προτιμάτε να έχετε τις ερωτήσεις έτοιμες παρά να τις γράφετε στις 9 το πρωί.