Ретроспективата е единствената среща, на която екипът може да промени начина си на работа, вместо просто да докладва за нея. Проведена добре, тя изважда наяве нещото, което всички вече знаят и никой не е казал, и завършва с два или три ангажимента, които се спазват. Проведена зле, тя е половин час лепящи листчета и свиване на рамене. Разликата почти никога не е в шаблона. Тя е в това дали обхватът е бил ясен, дали фасилитаторът се е подготвил и дали хората са вярвали, че е безопасно да кажат истината.
Ето как да планирате, фасилитирате и проследявате ретроспектива, от която хората не се страхуват: избиране на формат, писане на подкани, които водят до честни отговори, и излизане с елементи за действие, за които някой носи отговорност. Разговорните игри на MileSmile се появяват на няколко места по пътя, защото топлата стая говори по-открито от студената, и това важи независимо дали екипът ви споделя една маса или пет часови зони.
Решете какво всъщност преглеждате
Първо задайте границата. Последният спринт, етап от проект, междуекипна задача, която току-що е приключила. Назовете датите или резултатите на глас, за да има къде да спре разговорът. Пропуснете това и някой ще извади наяве оплакване от март и часът ще е изтекъл.
След това решете какво искате от самата ретроспектива. Два или три въпроса са достатъчни. Опитвате ли се да отблокирате едно конкретно нещо, да възстановите доверието след труден месец или да поправите предаване, което постоянно изпуска работа?
Донесете данни. Диаграми за изгаряне, тенденции на заявки за поддръжка, обратна връзка от клиенти, метрики за внедряване – каквото и да е, което екипът ви всъщност разглежда. Паметта е щедра към хората в стаята и сурова към тези, които не са. Изпратете всичко поне 24 часа предварително, така че хората да пристигнат с нещо повече от интуитивно усещане.
Дневен ред за ретроспектива, който се побира в един час
Предсказуемостта помага тук. Когато хората знаят формата на срещата, те насочват вниманието си към съдържанието, вместо да гадаят какво предстои. Тази продължава 60 минути.
- Регистрация, 5 минути. Една загряваща подкана.
- Преглед на фактите, 10 минути. Метрики на спринта, бележки по изданието, всичко забележително, което се е случило.
- Мозъчна атака, 20 минути. Какво е минало добре, какво е причинило болка, какво продължава да се появява.
- Групиране и обсъждане, 15 минути. Групирайте идеите, търсете основните причини, изберете какво е важно.
- Вземане на решения за действия, 10 минути. Отговорници, крайни срокове и как ще разберете, че е проработило.
За хибридни екипи, проведете я на споделена дъска като FigJam или Miro и я отворете за приноси ден по-рано. Тихите хора и съотборниците в неудобни часови зони ще запишат неща, които никога не биха казали на глас на четиридесетата минута от разговор.
Затоплете атмосферата за психологическа безопасност
Първите няколко минути решават дали останалото ще бъде честно. Задайте нещо игриво, преди да зададете нещо трудно. „Ако този спринт беше плейлист за пътуване, коя песен би го представила?“ струва деветдесет секунди и променя тона на всичко, което следва.
MileSmile е полезен тук по същата причина, поради която работи в кола. Той ви дава въпроса, така че не измисляте такъв под напрежение, а неговите генерирани от изкуствен интелект подкани означават, че не рециклирате един и същ ледоразбивач всеки втори вторник. За разпределени екипи, аудио възпроизвеждането в стил „Режим на кола“ чете подканите на глас, така че хората могат да слушат със свободни ръце, докато си водят бележки или вървят между срещи.
Съберете информация от повече от двама души
Ретроспективите се провалят тихо, когато едни и същи два гласа изпълват стаята. Дайте на всеки три минути тишина, за да пише първо. Индивидуалното мислене преди груповия разговор спира най-силните мнения да станат мнение на екипа. След това минете човек по човек, един по един, така че времето за изказване да е правило, а не състезание. Когато имате повече теми от времето, гласувайте с точки и оставете екипа да избере кои да получат истинско обсъждане.
По-острите подкани помагат, когато стаята е учтива. „Какъв блокаж приехме тихо този спринт?“ получава по-верен отговор от „какво се обърка“, а тестето MileSmile е бърз начин да държите няколко такива под ръка. Запишете всичко в споделено пространство, така че всеки, който е пропуснал срещата, все още да може да го прочете.
Улесняване на по-задълбочени дискусии
След като основните проблеми са на дъската, продължавайте да питате защо. Петте „защо“ са груб инструмент и работят. Преформулирайте напрежението като пъзел, а не като грешка: „Какви условия направиха този бъг вероятно да се случи?“ премахва защитността, без да премахва проблема.
Поискайте конкретни истории. „Кога за първи път забелязахте забавянето?“ ви дава нещо, по което да действате. „Комуникацията беше лоша“ не го прави. Сдвоете всяко оплакване с „как би изглеждало страхотно следващия път“, така че групата да опише решение, вместо оплакване.
Ако стане напечено, спрете и проведете кръг за благодарност на MileSmile. Деветдесет секунди, в които хората назовават какво е направил добре колега, нулират атмосферата в стаята и напомнят на всички на чия страна са.
Превръщане на прозренията в действие
Ретроспективата не е приключила, докато следващите стъпки не станат очевидни. За всяко подобрение, което сте избрали, запишете действието, отговорника, крайния срок и как ще разберете, че е проработило. Ограничете списъка до един до три ангажимента. Ретроспектива, която генерира девет елемента за действие, генерира нула.
Поставете ги там, където се извършва работата – на дъската за спринта или в устава на екипа, а не заровени в бележки от срещи, които никой не отваря. След това започнете следващата ретроспектива, като ги прегледате. Този петминутен навик е единственото нещо, което прави всичко това достоверно. Въпрос за проследяване върши същата работа евтино: попитайте „Какво се промени в прегледите на кода този спринт?“ три седмици по-късно и ще разберете.
Проследяване и итерация
Третирайте самия формат като експеримент. Изпратете резюме в рамките на 24 часа с постиженията, прозренията и действията. Всяко тримесечие питайте екипа какво да започне, спре и продължи относно самата ретроспектива. Редувайте фасилитаторите, защото човекът, който води срещата, я чува по различен начин и всеки трябва да получи този поглед поне веднъж.
Анализите на MileSmile показват кои набори от въпроси са накарали хората да говорят, което е полезно, когато изграждате наръчник, вместо да импровизирате всеки път. Целта никога не е била безупречна среща. Целта е процесът също да се подобри и това си струва да се отбележи, когато се случи.
Примерен шаблон за ретроспектива
Използвайте този план за следващия си спринт.
| Време | Сегмент | Подробности |
|---|---|---|
| 0:00 - 0:05 | Пристигане и загрявка с MileSmile | „Ако този спринт имаше талисман, какъв би бил той?“ (аудио подкана за хибридни екипи) |
| 0:05 - 0:15 | Преглед на метриките | Скорост, изпуснати дефекти, NPS на клиенти, обем на поддръжка |
| 0:15 - 0:35 | Мозъчна атака | Тихо изхвърляне на лепящи листчета, групиране на темите, гласуване с точки |
| 0:35 - 0:50 | Дълбоко потапяне | Две основни теми, петте „защо“, подкани, фокусирани върху действия |
| 0:50 - 1:00 | Планиране на действия и благодарности | Назначаване на отговорници, планиране на последващи проверки, приключване с кръг за благодарност |
Използване на MileSmile във вашите ретроспективи
MileSmile е създаден за разговори по време на път и екипите започнаха да го използват в заседателните зали, без никой да го предлага. Четири неща се пренасят. Можете да създавате персонализирани тестета – едно за ледоразбивачи, едно за подкани за основни причини, едно за кръгове за благодарност – и да изваждате което е необходимо в момента. Аудио възпроизвеждането в стил „Режим на кола“ чете подканите на глас, така че фасилитаторът наблюдава екипа, вместо да чете от сценарий.
Генерираните от изкуствен интелект подкани означават, че никога не повтаряте една и съща, което започва да има значение, след като сте провели няколко десетки ретроспективи. И всичко работи от едно споделено устройство: подайте един телефон или пуснете уеб приложението на екрана в конферентната зала и никой не трябва да отваря лаптоп. Това е вярно както за преглед на спринт на продуктов екип, така и за изнесена среща на ръководството.
Повечето от това е фасилитиране, а не инструменти. Бъдете ясни какво преглеждате, направете стаята достатъчно безопасна за истинския отговор, чуйте всички и си тръгнете с две неща, за които някой носи отговорност по име.
За следващата си ретроспектива: изберете двата въпроса, на които искате отговор, изпратете ги на екипа утре сутрин и започнете със загряваща подкана, вместо с актуализация на състоянието. Изтеглете MileSmile, ако предпочитате да имате готовите подкани, отколкото да ги пишете в 9 сутринта.