A visszatekintő az a megbeszélés, ahol egy csapat megváltoztathatja a működését ahelyett, hogy csak beszámolna róla. Jól vezetve felszínre hozza azt, amit mindenki tud, de senki sem mondott ki, és két-három olyan vállalással zárul, ami meg is valósul. Rosszul vezetve fél óra cetlikkel és vállrándítással. A különbség szinte soha nem a sablonon múlik. Hanem azon, hogy világos volt-e a hatókör, felkészült-e a facilitátor, és az emberek hittek-e abban, hogy biztonságos kimondani az igazságot.
Íme, hogyan tervezzünk, facilitáljunk és kövessünk nyomon egy olyan visszatekintőt, amitől az emberek nem rettegnek: formátum kiválasztása, őszinte válaszokat kiváltó kérdések megfogalmazása, és olyan cselekvési pontokkal távozás, amelyeknek van felelőse. A MileSmile beszélgetős játékai több helyen is megjelennek az út során, mert egy meleg hangulatú szoba nyíltabban beszél, mint egy hideg, és ez akkor is igaz, ha a csapatod egy asztalnál ül, vagy öt időzónán át terül el.
Döntsd el, mit is tekintesz át valójában
Először is határozd meg a kereteket. Az utolsó sprint, egy projekt mérföldkő, egy épp befejezett csapatközi projekt. Nevezd meg hangosan a dátumokat vagy a teljesítendőket, hogy a beszélgetésnek legyen hol megállnia. Ha ezt kihagyod, valaki előhoz egy márciusi sérelmet, és az óra elszáll.
Aztán döntsd el, mit szeretnél kihozni magából a visszatekintőből. Két-három kérdés bőven elég. Egy konkrét dolgot próbálsz feloldani, újraépíteni a bizalmat egy nehéz hónap után, vagy kijavítani egy átadást, ami miatt folyamatosan elmarad a munka?
Hozz adatokat. Burndown grafikonok, támogatási jegyek trendjei, ügyfél visszajelzések, telepítési metrikák, bármi, amit a csapatod ténylegesen néz. Az emlékezet nagylelkű a teremben lévőkkel szemben, és szigorú azokkal, akik nincsenek ott. Küldj ki mindent legalább 24 órával előre, hogy az emberek ne csak megérzésekkel érkezzenek.
Egy visszatekintő napirend, ami belefér egy órába
A kiszámíthatóság segít itt. Amikor az emberek tudják a megbeszélés felépítését, a tartalomra figyelnek, ahelyett, hogy találgatnák, mi következik. Ez 60 percig tart.
- Bejelentkezés, 5 perc. Egy bemelegítő kérdés.
- Tények áttekintése, 10 perc. Sprint metrikák, kiadási jegyzetek, bármi említésre méltó, ami történt.
- Ötletelés, 20 perc. Mi ment jól, mi fájt, mi az, ami folyamatosan felmerül.
- Csoportosítás és megbeszélés, 15 perc. Ötletek csoportosítása, kiváltó okok felkutatása, a lényeg kiválasztása.
- Cselekvési pontok meghatározása, 10 perc. Felelősök, határidők, és honnan tudjuk, hogy működött.
Hibrid csapatok számára futtasd egy megosztott táblán, mint a FigJam vagy a Miro, és nyisd meg a hozzászólások előtt egy nappal korábban. A csendesebb emberek és a kényelmetlen időzónákban lévő csapattársak leírnak olyan dolgokat, amiket soha nem mondanának ki hangosan egy hívás negyvenedik percében.
Melegítsd be a hangulatot a pszichológiai biztonságért
Az első néhány perc dönti el, hogy a többi őszinte lesz-e. Kérdezz valami játékosat, mielőtt valami nehezet kérdezel. „Ha ez a sprint egy road trip lejátszási lista lenne, melyik dal képviselné?” kilencven másodpercbe kerül, és megváltoztatja az azt követő dolgok hangnemét.
A MileSmile itt is hasznos, ugyanazért, amiért az autóban is működik. Kézbe adja a kérdést, így nem kell nyomás alatt kitalálnod egyet, és a mesterséges intelligencia által generált kérdései azt jelentik, hogy nem ismétled ugyanazt a jégtörőt minden második kedden. Elosztott csapatok számára az Autós mód (Car Mode) stílusú hangos felolvasás felolvassa a kérdéseket, így az emberek kihangosítva hallgathatják, miközben jegyzetelnek vagy megbeszélések között sétálnak.
Gyűjts be hozzászólásokat kettőnél több embertől
A visszatekintők csendben elbuknak, amikor ugyanaz a két hang tölti be a szobát. Adj mindenkinek három perc csendet az írásra először. Az egyéni gondolkodás a csoportos beszélgetés előtt megakadályozza, hogy a leghangosabb vélemény legyen a csapat véleménye. Aztán haladj személyről személyre, egyszerre egyvalaki, így a megszólalási idő szabály, nem pedig verseny. Ha több témád van, mint időd, pontozással szavazzatok, és hagyd, hogy a csapat válassza ki, melyek kapnak valódi megbeszélést.
Élesebb kérdések segítenek, amikor a terem udvarias. „Milyen akadályt fogadtunk el csendben ebben a sprintben?” őszintébb választ kap, mint a „mi romlott el”, és egy MileSmile pakli gyors módja annak, hogy néhány ilyet kéznél tarts. Írj le mindent egy megosztott helyre, hogy aki kihagyta a megbeszélést, az is elolvashassa.
Mélyebb megbeszélések facilitálása
Miután a fő problémák felkerültek a táblára, folytasd a „miért” kérdezésével. Az öt miért egy egyszerű eszköz, és működik. Keretezd át a feszültséget rejtvényként, nem pedig hibaként: „Milyen körülmények tették valószínűvé ennek a hibának a bekövetkezését?” elveszi a védekezést anélkül, hogy a problémát elvenné.
Kérj konkrét történeteket. „Mikor vetted észre először a késést?” ad valamit, amire cselekedhetsz. „A kommunikáció rossz volt” nem. Párosíts minden panaszt azzal, hogy „hogyan nézne ki a nagyszerű legközelebb”, így a csoport végül megoldást ír le, nem pedig sérelmet.
Ha felforrósodik a hangulat, állj meg, és tarts egy MileSmile elismerési kört. Kilencven másodperc, amíg az emberek elmondják, mit csinált jól egy kolléga, visszaállítja a terem hangulatát, és emlékezteti mindenkit, melyik oldalon állnak.
Alakítsd az felismeréseket cselekvéssé
A visszatekintő addig nem ér véget, amíg a következő lépések nem nyilvánvalóak. Minden kiválasztott fejlesztéshez írd le a cselekvést, a felelőst, a határidőt és azt, honnan tudod, hogy működött. Korlátozd a listát egy-három vállalásra. Egy visszatekintő, ami kilenc cselekvési pontot generál, nullát generál.
Tedd őket oda, ahol a munka zajlik, a sprint táblára vagy a csapat chartájába, ne pedig olyan megbeszélési jegyzetekbe temetve, amiket senki sem nyit meg. Aztán kezdd a következő visszatekintőt azok áttekintésével. Ez az ötperces szokás az egyetlen dolog, ami mindezt hitelessé teszi. Egy nyomon követő kérdés olcsón elvégzi ugyanezt a munkát: kérdezd meg „Mi változott a kódellenőrzésekben ebben a sprintben?” három héttel később, és tudni fogod.
Kövesd nyomon és ismételd
Kezeld magát a formátumot kísérletként. Küldj összefoglalót 24 órán belül a sikerekkel, felismerésekkel és cselekvésekkel. Minden negyedévben kérdezd meg a csapatot, mit kezdjenek, hagyjanak abba és folytassanak magával a visszatekintővel kapcsolatban. Váltogasd a facilitátorokat, mert a megbeszélést vezető személy másképp hallja, és mindenkinek legalább egyszer meg kell kapnia ezt a nézőpontot.
A MileSmile analitikája megmutatja, melyik kérdéscsoportok indították be a beszélgetést, ami hasznos, ha egy forgatókönyvet építesz, ahelyett, hogy minden alkalommal improvizálnál. A cél soha nem egy hibátlan megbeszélés volt. Hanem az, hogy a folyamat is javul, és ezt érdemes kiemelni, amikor megtörténik.
Minta visszatekintő sablon
Lopd el ezt a vázlatot a következő sprintedhez.
| Idő | Szakasz | Részletek |
|---|---|---|
| 0:00 - 0:05 | Érkezés és MileSmile bemelegítés | „Ha ennek a sprintnek lenne kabalája, mi lenne az?” (hangos kérdés hibrid csapatoknak) |
| 0:05 - 0:15 | Metrikák áttekintése | Sebesség, elszökött hibák, ügyfél NPS, támogatási volumen |
| 0:15 - 0:35 | Ötletelés | Csendes cetli-gyűjtés, témák csoportosítása, pontozásos szavazás |
| 0:35 - 0:50 | Mélyreható elemzés | Két fő téma, öt miért, cselekvésközpontú kérdések |
| 0:50 - 1:00 | Cselekvési tervezés és elismerések | Felelősök kijelölése, nyomon követési ellenőrzések ütemezése, hála körrel zárás |
MileSmile használata a visszatekintőidben
A MileSmile az úton zajló beszélgetésekre készült, és a csapatok anélkül kezdték el bevinni a tárgyalótermekbe, hogy bárki javasolta volna. Négy dolog átvihető. Építhetsz egyedi paklikat, egyet jégtörőkhöz, egyet kiváltó okokat feltáró kérdésekhez, egyet elismerési körökhöz, és előhúzhatod azt, amire a pillanatnak szüksége van. Az Autós mód (Car Mode) stílusú kihangosított lejátszás hangosan felolvassa a kérdéseket, így a facilitátor a csapatot figyeli, ahelyett, hogy egy forgatókönyvből olvasna.
A mesterséges intelligencia által generált kérdések azt jelentik, hogy soha nem ismételsz meg egyet, ami elkezd számítani, miután már futtattál néhány tucat visszatekintőt. És az egész egyetlen megosztott eszközről működik: adj körbe egy telefont, vagy tedd ki a webes alkalmazást a konferencia képernyőjére, és senkinek sem kell laptopot nyitnia. Ez ugyanúgy igaz egy termékcsapat sprint áttekintésére, mint egy vezetői offsite-ra.
Ennek nagy része facilitálás, nem eszközhasználat. Légy világos abban, mit tekintesz át, tedd a szobát elég biztonságossá a valódi válaszhoz, hallgass meg mindenkit, és távozz két olyan dologgal, aminek van névvel megnevezett felelőse.
A következőhöz: válassz ki két kérdést, amire választ szeretnél kapni, küldd el őket a csapatnak holnap reggel, és kezdj egy bemelegítő kérdéssel állapotfrissítés helyett. Töltsd le a MileSmile-t, ha inkább készen szeretnéd kapni a kérdéseket, mintsem reggel 9-kor megírni őket.