Retrospektiivi on se yksi kokous, jossa tiimi voi muuttaa työskentelytapojaan sen sijaan, että vain raportoisi niistä. Hyvin järjestettynä se nostaa esiin sen, minkä kaikki jo tietävät mutta kukaan ei ole sanonut, ja päättyy kahteen tai kolmeen sitoumukseen, jotka pitävät. Huonosti järjestettynä se on puoli tuntia muistilappuja ja olankohautus. Ero ei ole lähes koskaan pohjassa. Se on siinä, oliko laajuus selkeä, valmistautuiko vetäjä ja uskoivatko ihmiset, että oli turvallista sanoa totuus.
Näin suunnittelet, fasilitoit ja seuraat retrospektiiviä, jota ihmiset eivät pelkää: valitset formaatin, kirjoitat kysymyksiä, jotka saavat rehellisiä vastauksia, ja lähdet kokouksesta toimenpiteiden kanssa, joilla on omistaja. MileSmilen keskustelupelit ilmestyvät matkan varrella muutamaan paikkaan, koska lämmin huone puhuu avoimemmin kuin kylmä, ja tämä pätee riippumatta siitä, jakaako tiimisi saman pöydän vai viisi aikavyöhykettä.
Päätä, mitä oikeasti arvioit
Aseta raja ensin. Viimeisin sprintti, projektin virstanpylväs, juuri päättynyt tiimienvälinen ponnistus. Nimeä päivämäärät tai toimitettavat asiat ääneen, jotta keskustelulla on jokin päätepiste. Jos jätät sen väliin, joku nostaa esiin maaliskuisen valituksen, ja tunti on mennyt.
Päätä sitten, mitä haluat itse retrospektiivistä. Kaksi tai kolme kysymystä riittää. Yritätkö poistaa yhden tietyn esteen, rakentaa luottamusta uudelleen vaikean kuukauden jälkeen vai korjata luovutusta, joka jatkuvasti epäonnistuu?
Tuo dataa. Burndown-kaaviot, tukipyyntöjen trendit, asiakaspalaute, julkaisumittarit – mitä tahansa tiimisi oikeasti tarkastelee. Muisti on armollinen huoneessa oleville ja ankara niille, jotka eivät ole paikalla. Lähetä kaikki tiedot vähintään 24 tuntia etukäteen, jotta ihmiset saapuvat paikalle muullakin kuin pelkällä tunteella.
Retrospektiivin agenda, joka mahtuu tuntiin
Ennustettavuus auttaa tässä. Kun ihmiset tietävät kokouksen rakenteen, he keskittyvät sisältöön sen sijaan, että arvaisivat, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tämä kestää 60 minuuttia.
- Sisäänkirjautuminen, 5 minuuttia. Yksi lämmittelykysymys.
- Faktojen tarkastelu, 10 minuuttia. Sprinttimittarit, julkaisutiedot, kaikki merkittävä, mitä tapahtui.
- Ideointi, 20 minuuttia. Mikä meni hyvin, mikä sattui, mikä toistuu.
- Ryhmittely ja keskustelu, 15 minuuttia. Ideoiden ryhmittely, perussyiden etsiminen, tärkeimpien valitseminen.
- Toimenpiteiden päättäminen, 10 minuuttia. Omistajat, määräajat ja miten tiedät, että se toimi.
Hybriditiimeille järjestä se jaetulla alustalla, kuten FigJamissa tai Mirossa, ja avaa se kommentoitavaksi päivää etukäteen. Hiljaiset ihmiset ja hankalilla aikavyöhykkeillä olevat tiimikaverit kirjoittavat asioita, joita he eivät koskaan sanoisi ääneen puhelun neljännellä kymmenennellä minuutilla.
Lämmittele huone psykologista turvallisuutta varten
Ensimmäiset minuutit ratkaisevat, onko loppuosa rehellistä. Kysy jotain leikkisää ennen kuin kysyt jotain vaikeaa. ”Jos tämä sprintti olisi road trip -soittolista, mikä kappale edustaisi sitä?” vie yhdeksänkymmentä sekuntia ja muuttaa kaiken seuraavan sävyn.
MileSmile on hyödyllinen tässä samasta syystä kuin se toimii autossa. Se antaa sinulle kysymyksen, joten sinun ei tarvitse keksiä sitä paineen alla, ja sen tekoälyn luomat kysymykset tarkoittavat, ettet kierrätä samaa jäänmurtajaa joka toinen tiistai. Hajautetuille tiimeille Autotila-tyylinen äänentoisto lukee kysymykset ääneen, jotta ihmiset voivat kuunnella handsfree-tilassa samalla kun tekevät muistiinpanoja tai kävelevät kokousten välillä.
Kerää palautetta useammalta kuin kahdelta ihmiseltä
Retrospektiivit epäonnistuvat hiljaisesti, kun samat kaksi ääntä täyttävät huoneen. Anna kaikille kolme minuuttia hiljaisuutta kirjoittamiseen ensin. Yksilöllinen ajattelu ennen ryhmäkeskustelua estää äänekkäimmän mielipiteen muuttumasta tiimin mielipiteeksi. Käy sitten läpi henkilö kerrallaan, yksi kerrallaan, jotta puheaika on sääntö eikä kilpailu. Kun aiheita on enemmän kuin aikaa, pisteytä ja anna tiimin valita, mitkä niistä saavat todellisen keskustelun.
Terävämmät kysymykset auttavat, kun huoneessa ollaan kohteliaita. ”Minkä esteen hyväksyimme hiljaisesti tässä sprintissä?” saa totuudenmukaisemman vastauksen kuin ”mikä meni pieleen”, ja MileSmile-pakka on nopea tapa pitää muutamia tällaisia käsillä. Kirjoita kaikki jaettuun tilaan, jotta kokouksen missannut voi silti lukea sen.
Fasilitoi syvempiä keskusteluja
Kun tärkeimmät asiat ovat taululla, jatka kysymällä miksi. Viisi miksi -menetelmä on yksinkertainen työkalu ja se toimii. Muotoile jännite uudelleen pulmaksi virheen sijaan: ”Mitkä olosuhteet tekivät tästä virheestä todennäköisen?” poistaa puolustelun ottamatta ongelmaa pois.
Kysy konkreettisia tarinoita. ”Milloin huomasit viiveen ensimmäisen kerran?” antaa sinulle jotain, mihin tarttua. ”Viestintä oli huonoa” ei anna. Yhdistä jokainen valitus kysymykseen ”miltä loistava näyttäisi seuraavalla kerralla”, jotta ryhmä päätyy kuvailemaan ratkaisua valituksen sijaan.
Jos keskustelu kuumenee, pysähdy ja järjestä MileSmile-kiitoskierros. Yhdeksänkymmenen sekunnin ajan ihmiset nimeävät, mitä kollega teki hyvin, mikä nollaa huoneen ja muistuttaa kaikkia siitä, millä puolella he ovat.
Muuta oivallukset toiminnaksi
Retrospektiivi ei ole ohi, ennen kuin seuraavat askeleet ovat selvät. Kirjoita jokaiselle valitsemallesi parannukselle toimenpide, omistaja, määräaika ja miten tiedät sen toimineen. Rajoita lista yhteen tai kolmeen sitoumukseen. Retrospektiivi, joka tuottaa yhdeksän toimenpidettä, tuottaa nolla.
Laita ne sinne, missä työ elää, sprinttitaululle tai tiimin peruskirjaan, ei piilotettuna kokousmuistiinpanoihin, joita kukaan ei avaa. Aloita sitten seuraava retrospektiivi tarkastelemalla niitä. Tämä viiden minuutin tapa on ainoa asia, joka tekee tästä kaikesta uskottavaa. Seurantakysymys tekee saman työn edullisesti: kysy ”Mitä muuttui koodikatselmoinneissa tässä sprintissä?” kolme viikkoa myöhemmin ja tiedät.
Seuraa ja iterointi
Käsittele itse formaattia kokeiluna. Lähetä yhteenveto 24 tunnin kuluessa voitoista, oivalluksista ja toimenpiteistä. Kysy joka neljännesvuosi tiimiltä, mitä retrospektiivissä pitäisi aloittaa, lopettaa ja jatkaa. Kierrätä fasilitaattoreita, koska kokouksen vetäjä kuulee asiat eri tavalla, ja jokaisen tulisi saada tämä näkökulma ainakin kerran.
MileSmilen analytiikka näyttää, mitkä kysymyssarjat saivat ihmiset puhumaan, mikä on hyödyllistä, kun rakennat pelikirjaa sen sijaan, että improvisoisit joka kerta. Tavoitteena ei ollut koskaan virheetön kokous. Tavoitteena on, että prosessi paranee myös, ja se on syytä huomauttaa, kun niin tapahtuu.
Esimerkki retrospektiivin pohjasta
Kopioi tämä pohja seuraavaan sprinttiisi.
| Aika | Osa | Tiedot |
|---|---|---|
| 0:00 - 0:05 | Saapuminen ja MileSmile-lämmittely | ”Jos tällä sprintillä olisi maskotti, mikä se olisi?” (äänikysymys hybriditiimeille) |
| 0:05 - 0:15 | Mittareiden tarkastelu | Nopeus, karanneet virheet, asiakkaan NPS, tukipyyntöjen määrä |
| 0:15 - 0:35 | Ideointi | Hiljainen muistilappujen tyhjennys, teemojen ryhmittely, pisteytysäänestys |
| 0:35 - 0:50 | Syväsukellus | Kaksi tärkeintä teemaa, viisi miksi -menetelmä, toimintaan keskittyvät kysymykset |
| 0:50 - 1:00 | Toimenpiteiden suunnittelu ja kiitokset | Määritä omistajat, ajoita seurantatarkistukset, päätä kiitoskierrokseen |
MileSmilen käyttö retrospektiiveissäsi
MileSmile rakennettiin keskusteluja varten tien päällä, ja tiimit alkoivat viedä sitä kokoushuoneisiin ilman, että kukaan ehdotti sitä. Neljä asiaa siirtyy mukana. Voit rakentaa mukautettuja pakkoja, yhden jäänmurtajille, yhden perussyiden kysymyksille, yhden kiitoskierroksille, ja ottaa esiin sen, mitä hetki vaatii. Autotila-tyylinen handsfree-toisto lukee kysymykset ääneen, joten vetäjä voi seurata tiimiä sen sijaan, että lukisi käsikirjoituksesta.
Tekoälyn luomat kysymykset tarkoittavat, ettet koskaan toista samaa, mikä alkaa olla tärkeää, kun olet järjestänyt muutaman kymmenen retrospektiiviä. Ja koko homma toimii yhdellä jaetulla laitteella: anna yksi puhelin kiertää tai laita verkkosovellus konferenssinäytölle, eikä kenenkään tarvitse avata läppäriä. Tämä pätee yhtä lailla tuotetiimin sprinttikatselmukseen kuin johtoryhmän offsite-kokoukseen.
Suurin osa tästä on fasilitointia, ei työkaluja. Ole selkeä siitä, mitä arvioit, tee huoneesta riittävän turvallinen todelliselle vastaukselle, kuule kaikilta ja lähde kokouksesta kahden asian kanssa, joilla on nimetty omistaja.
Seuraavaa varten: valitse kaksi kysymystä, joihin haluat vastauksen, lähetä ne tiimille huomenna aamulla ja aloita lämmittelykysymyksellä tilannepäivityksen sijaan. Lataa MileSmile, jos haluat mieluummin kysymykset valmiina kuin kirjoittaa ne klo 9 aamulla.