Знаете ли онази ретроспектива, където всички казват, че всичко е минало добре, един човек споменава за нестабилна компилация, някой записва три задачи, които никой повече не поглежда, и всички си връщате четиридесет минути. Това не е ретроспектива. Това е среща за статус, облечена в костюм.
Това, което отличава една забравима ретроспектива от такава, за която хората всъщност мислят след това, е въпросът, с който започвате. По-добрите въпроси изваждат наяве нещата, които никой не иска да каже пръв, назовават успехите, които иначе биха останали незабелязани, и създават достатъчно сигурна среда, за да бъдете честни.
По-долу са представени над 50 ретроспективни въпроса, групирани според това, което се опитвате да извлечете от тях, рамка за организиране на сесия и практиките, които спират ретроспективите ви да се превръщат отново в среща за статус.
Защо повечето ретроспективи се провалят
Най-честата причина е задаването на едни и същи три въпроса на всеки две седмици. Хората отговарят на автопилот, защото знаят какъв трябва да бъде отговорът, преди изобщо да са помислили за спринта.
Под това се крие истинският проблем: никой не се чувства достатъчно сигурен, за да каже неудобното нещо, така че дискусията остава на повърхността, където нищо не е заложено на карта. Добавете общ формат, който игнорира с какво всъщност се бори вашият екип, и липса на проследяване на задачите, които сте записали, и ще получите среща, която надеждно не произвежда нищо. До четвъртата среща хората правилно са заключили, че няма значение, и се появяват съответно.
По-добрите въпроси поправят повече от това, отколкото бихте очаквали. На въпрос, който хората не са чували преди, не може да се отговори на автопилот, а този, който дава разрешение на някого да повдигне труден въпрос, често е цялата психологическа безопасност, от която екипът се нуждае, за да започне.
Пълната рамка от ретроспективни въпроси
Една добра ретроспектива преминава през фази: загрявка, поглед назад, преглед на начина ви на работа, търсене на причини, взаимна оценка, след което решаване какви промени да се направят. Изберете няколко от всеки раздел, вместо да преминавате през всички.
1. Въпроси за откриване (изграждане на безопасност и връзка)
Започнете с нещо с нисък риск. Хората трябва да кажат нещо лесно, преди да кажат нещо трудно.
- По скала от 1 до 10, какво е вашето енергийно ниво днес?
- Коя е една дума, която описва вашия спринт или проект?
- Ако този спринт беше метеорологичен модел, какъв би бил той и защо?
- За кое едно нещо сте благодарни от изминалия спринт?
- Споделете едно нещо, което научихте тази седмица, свързано с работата или лично
2. Въпроси за размисъл (какво се случи)
Накарайте екипа да погледне назад към действителния спринт, а не към неговата версия в диаграмата за изгаряне на задачите.
- Какво ви изненада най-много по време на този спринт?
- Кои моменти ви накараха да се гордеете с нашия екип?
- Кога се чувствахте най-разочаровани или заклещени?
- Какви препятствия преодоляхме, които трябва да отпразнуваме?
- Какви предположения направихме, които се оказаха грешни?
- Какво мина по-добре от очакваното? Какво мина по-зле?
- Ако можехте да преработите едно решение, какво би било то?
- Какъв модел сте забелязали в множество спринтове?
3. Въпроси за процеса (как работим)
Динамика на екипа, сътрудничество и къде работата засяда.
- Къде загубихме най-много време през този спринт?
- Кои срещи добавиха стойност? Кои не?
- Колко ефективно комуникирахме като екип?
- Кои инструменти или практики ни помогнаха най-много?
- Къде се сринаха предаванията между членовете на екипа?
- Какво забави процеса ни на вземане на решения?
- Колко добре управлявахме промените в обхвата и прекъсванията?
- Какво ви накара да се чувствате свързани с екипа? Разкъсани?
4. Въпроси за дълбоко потапяне (разкриване на основните причини)
Това са тези, които надхвърлят симптомите. Използвайте един или два, не всички осем, и оставете истинска тишина след задаването им.
- Какъв проблем продължава да изниква, който не сме решили?
- За какво избягваме да говорим?
- Ако можехте да промените едно нещо в начина ни на работа, какво би било то?
- Какво би намерил за объркващо в нашия процес някой нов в екипа?
- Какво е нещо, което бихте искали да кажете, но не сте?
- Къде нашите декларирани ценности и действително поведение не съвпадат?
- Кой е най-големият риск, който не адресираме?
- Какво трябва да се промени, за да се чувствате по-ангажирани?
5. Въпроси за оценка (изграждане на екипна сплотеност)
Признанието не е пълнеж. То е начинът, по който желаното поведение се повтаря.
- Кой ви помогна, когато бяхте заклещени?
- Какво направи съотборник, което улесни работата ви?
- Кой момент на сътрудничество ви направи впечатление?
- Кой демонстрира нашите екипни ценности през този спринт?
- Какъв принос може да е останал незабелязан, който трябва да отпразнуваме?
- Кой член на екипа ви вдъхнови през този спринт и защо?
6. Въпроси, насочени към бъдещето (стимулиране на действие)
Където прозрението се превръща в нещо със собственик и дата.
- Какъв експеримент трябва да опитаме през следващия спринт?
- Какво трябва да започнем да правим? Да спрем да правим? Да продължим да правим?
- Коя е най-малката промяна, която бихме могли да направим, която би имала най-голямо въздействие?
- Какво трябва да научим или развием като екип?
- Как можем по-добре да се подкрепяме взаимно през следващия спринт?
- Какъв ангажимент може да поеме всеки от нас за следващия спринт?
- Какво би направило следващия спринт с 10% по-добър от този?
- Ако имаме капацитет само за едно подобрение, какво трябва да бъде то?
7. Заключителни въпроси (завършване с положителна нотка)
Две минути, и си заслужава.
- Какво очаквате с нетърпение през следващия спринт?
- Кое е едно нещо, което си взимате от тази ретроспектива?
- По скала от 1 до 10, колко ценна беше тази ретроспектива?
- Какво направи днешната ретро по-добра или по-лоша от обикновено?
- Какво е вашето ниво на увереност, че наистина ще изпълним нашите задачи?
Ретроспективни въпроси за конкретни ситуации
За проектни етапи или издания
- Коя беше най-голямата ни победа при завършването на това?
- Какво научихме за точността на нашите оценки?
- Как се справихме с напрежението като екип?
- Какъв технически дълг създадохме, който трябва да адресираме?
- Какво бихме направили по различен начин при следващото голямо издание?
За предизвикателни или трудни спринтове
- Какво ви поддържаше, когато нещата станаха трудни?
- Как се подкрепяхме взаимно по време на стресови моменти?
- За какви предупредителни знаци трябва да внимаваме в бъдеще?
- Какво ни научи тази трудност за нашия екип?
- Как можем да предотвратим или по-добре да се подготвим за подобни предизвикателства?
За отдалечени или хибридни екипи
- Колко свързани се чувствахте с екипа през този спринт?
- Какво направи отдалеченото сътрудничество по-лесно или по-трудно?
- Къде асинхронната комуникация работеше добре? Къде не?
- Какво преживяват отдалечените членове на екипа по различен начин от тези в офиса?
- Как можем да подобрим нашата култура на виртуални срещи?
За нови или формиращи се екипи
- Какво работи добре, докато изграждаме нашата екипна култура?
- От какво се нуждаете от вашите съотборници, за да вършите най-добрата си работа?
- Какви екипни норми трябва да установим изрично?
- Как можем по-добре да използваме силните страни на всеки човек?
- От какво се нуждаете, за да се чувствате в безопасност, споделяйки честна обратна връзка?
Как да проведем ретроспектива, която дава резултати
Редувайте въпросите. Ако сте използвали един и същ набор четири спринта подред, сменете цялата категория, а не един въпрос. Различните въпроси изваждат наяве различни проблеми, а еднообразието е режимът на провал, който ще срещнете първо.
Задайте правилата на глас, поне първите няколко пъти: каквото се каже в ретроспективата, остава в ретроспективата, всяка гледна точка е важна, критикувайте системата, а не човека, и никое наблюдение не е твърде малко. След това започнете с нещо, което наистина е било ваша вина. Никой няма да бъде по-откровен от човека, който ръководи срещата.
Ограничете времето. Един работещ час изглежда така: 5 минути за проверка, 15 до 20 за размисъл, 15 до 20 за дискусия, 10 за задачи и 5 за приключване. Коригирайте според размера на екипа и продължителността на спринта, но запазете формата.
Запишете задачите с посочен собственик и дата и отворете следващата ретроспектива, като ги прочетете на глас. Ако продължавате да не ги изпълнявате, това си заслужава отделна дискусия, защото обикновено означава, че избирате грешни подобрения, а не че хората са мързеливи.
Поддържайте я интерактивна. Виртуална бяла дъска като Miro или Mural, точково гласуване, групи за обсъждане в по-голям екип или пет минути мълчаливо писане, преди някой да проговори. Мълчаливото писане по-специално променя кой говори.
И накрая, измерете самата ретроспектива. В края попитайте „колко ценна беше тази ретроспектива по скала от 1 до 10?“ и наблюдавайте числото във времето. Когато спадне, променете формата. Процесът, който подобрява всичко останало, също трябва да се подобрява.
Капани на ретроспективата, които трябва да избягвате
Обвинението е големият проблем. В момента, в който една ретроспектива започне да се върти около това кой е счупил нещо, всеки започва да управлява своята експозиция и спирате да чувате каквото и да е вярно. Дръжте дискусията върху системите и процесите.
Изпускането на пара е добре, но само като път към експеримент. Оплакване, което не води до никъде два пъти, става фонов шум на третия път. Противоположният провал е също толкова често срещан: десет задачи, които никой няма да завърши. Изберете една до три реални.
Не пропускайте ретроспективата, защото спринтът е бил брутален, защото точно този спринт си струва да бъде разгледан. Наблюдавайте колко време заема мениджърът и осигурете умишлено място за хората, които не се борят за него. Ако един и същ проблем се връща за четвърти път, спрете да го обсъждате по същия начин и опитайте нещо съвсем различно. И не позволявайте подобрението да измести признанието. Екип, който чува само какво е сбъркано, също спира да се включва доброволно.
Инструменти, които намаляват работата по фасилитиране
Писането на добри въпроси изисква мисъл. Провеждането на срещата не би трябвало. Повечето ретро инструменти искат от вас да избирате въпроси, да изграждате дъска, да подреждате лепящи бележки и да поддържате всички в движение, а тази настройка изяжда двадесет минути, преди някой да каже нещо.
MileSmile има режим на игра „Ретроспектива“, който поема по различен път. Изберете предварително зададен набор от въпроси или напишете свои собствени теми и оставете приложението да генерира въпросите, докато вървите. Вие фасилитирате разговора вместо логистиката и никога не губите инерция в търсене на следващата подкана.
Започна като приложение за семейни разговори, което се оказва причината да работи за това. Въпросите се генерират въз основа на избраните от вас теми, така че една сесия никога не протича по един и същ начин два пъти, независимо дали правите спринт ретроспектива, анализ след проект или проверка на здравето на екипа. Същият инструмент работи и за изграждане на екип, извън офиса или пътуване до конференция.
Примерна 60-минутна ретроспективна програма
За стандартна спринт ретроспектива, с екип от петима до осмина.
0 до 5 минути: проверка. Един начален въпрос, за да усетите настроението в стаята, след това преглед на задачите от миналия път и какво се е случило с тях.
5 до 10 минути: индивидуална рефлексия. Всеки пише мълчаливо по два или три въпроса за размисъл. Това е, което въвежда по-тихата половина от екипа в дискусията с нещо вече оформено.
10 до 30 минути: групова дискусия. Споделете какво са написали хората, на ротационен принцип или отворено. Задайте допълнителни въпроси за всичко, което звучи като модел, и групирайте темите, докато се появяват.
30 до 45 минути: идентифициране на подобрения. Използвайте въпросите, насочени към бъдещето, за да генерирате опции, гласувайте кои биха били най-важни и разработете изпълнението на първите едно до три.
45 до 55 минути: планиране на действия. Собственици, крайни срокове и изрична проверка, че всеки човек знае какво е поел.
55 до 60 минути: приключване. Въпрос за оценка, рейтинг на ретроспективата и бърз поглед към това, което предстои през следващия спринт.
Адаптиране на ретроспективите за виртуални екипи
Отдалечените ретроспективи се нуждаят от по-целенасочена структура, защото сигналите, които ви казват, че някой иска да говори, до голяма степен липсват. Използвайте споделена повърхност, на която всеки може да пише едновременно, независимо дали това е Miro, Mural или обикновен Google Doc. В екип от осем или повече души, разделете се на стаи за обсъждане за фазата на дискусия и върнете темите обратно.
Изисквайте камерите да са включени, където хората могат, и оставете, където не могат. Използвайте чата за паралелно мислене, така че всеки да напише отговор, преди някой да го изрече. Озвучавайте мълчанията си на глас, защото „Давам на всички две минути да помислят“ премахва неудобството, което иначе кара някого да запълни празнината. И проверявайте по-често, отколкото изглежда необходимо: „Някой друг иска ли да добави нещо към това?“ е начинът, по който намирате човека, който е включвал и изключвал микрофона си в продължение на минута.
Вашата ретроспектива наистина ли работи?
Проследете няколко неща през едно тримесечие. Каква част от вашите задачи се изпълняват. Дали едни и същи проблеми продължават да се появяват. Дали участието е разпределено в целия екип или е концентрирано в три гласа. Питайте екипа директно, от време на време, колко струва ретроспективата за тях.
Още две неща си струва да се наблюдават: колко време отнема решаването на проблемите, след като бъдат повдигнати, и дали екипът изобщо опитва нови подходи. Екип, който никога не експериментира, обикновено е решил, че нищо няма да се промени.
Целта не е перфектна ретроспектива. Ако вашата произвежда честен разговор и една малка промяна, която се задържа, тя работи.
Откъде да започнете
Вземете три въпроса от началния раздел, три от раздела за дълбоко потапяне и два от раздела, насочен към бъдещето, и проведете следващата си ретроспектива само с тях. След това ги изхвърлете и изберете осем различни за следващия спринт.
Ако предпочитате да не събирате набор на всеки две седмици, MileSmile's Retrospective mode ги генерира според вашите теми, което работи както за гъвкави екипи, така и за проектни ретроспективи и изнесени срещи. Така или иначе, въпросите, които задавате, определят разговора, който получавате, а разговорът, който получавате, е това, от което е изградена вашата екипна култура.