Tiedät sen retrospektiivin, jossa kaikki sanovat asioiden sujuneen hyvin, yksi henkilö mainitsee epävakaan buildin, joku kirjoittaa kolme toimenpidettä, joita kukaan ei enää katso, ja saatte neljäkymmentä minuuttia takaisin. Se ei ole retrospektiivi. Se on tilannekatsauskokous naamiaisasussa.
Unohtumattoman retron ja sellaisen, jota ihmiset todella miettivät jälkeenpäin, erottaa kysymys, jolla aloitatte. Paremmat kysymykset nostavat esiin sen, mitä kukaan ei halua sanoa ensin, nimeävät voitot, jotka muuten jäisivät huomaamatta, ja tekevät ympäristöstä riittävän turvallisen ollakseen rehellinen.
Alla on yli 50 retrospektiivikysymystä ryhmiteltynä sen mukaan, mitä niillä yritetään saavuttaa, viitekehys istunnon kokoamiseen ja käytännöt, jotka estävät retrospektiivejäsi ajautumasta takaisin tilannekatsauskokouksiksi.
Miksi useimmat retrospektiivit epäonnistuvat
Yleisin syy on samojen kolmen kysymyksen kysyminen joka toinen viikko. Ihmiset vastaavat automaattiohjauksella, koska he tietävät, millainen vastauksen pitäisi olla, ennen kuin he ovat edes ajatelleet sprinttiä.
Tämän taustalla on todellinen ongelma: kukaan ei tunne oloaan riittävän turvalliseksi sanoakseen epämukavaa asiaa, joten keskustelu pysyy pinnalla, missä mikään ei ole vaakalaudalla. Lisää yleinen formaatti, joka jättää huomiotta sen, minkä kanssa tiimisi todella kamppailee, ja toimenpiteiden puutteellinen seuranta, ja saat kokouksen, joka ei tuota mitään. Neljännen jälkeen ihmiset ovat oikein päätelleet, ettei sillä ole väliä, ja he osallistuvat sen mukaisesti.
Paremmat kysymykset korjaavat tästä enemmän kuin odottaisit. Kysymykseen, jota ihmiset eivät ole kuulleet aiemmin, ei voi vastata automaattiohjauksella, ja kysymys, joka antaa jollekin luvan nostaa esiin vaikean asian, on usein kaikki se psykologinen turvallisuus, mitä tiimi tarvitsee päästäkseen alkuun.
Täydellinen retrospektiivikysymysten viitekehys
Hyvä retro etenee vaiheittain: lämmittely, taaksepäin katsominen, työtapojen tarkastelu, syiden kaivaminen, toisten arvostaminen ja sitten päätös muutoksista. Valitse muutama kustakin osiosta sen sijaan, että kävisit läpi kaikki.
1. Aloituskysymykset (rakentavat turvallisuutta ja yhteyttä)
Aloita jostain matalan panoksen asiasta. Ihmisten on sanottava jotain helppoa, ennen kuin he sanovat jotain vaikeaa.
- Millä tasolla 1–10 on energiatasosi tänään?
- Mikä yksi sana kuvaa sprintti- tai projektikokemustasi?
- Jos tämä sprintti olisi sääilmiö, mikä se olisi ja miksi?
- Mistä olet kiitollinen edellisestä sprintistä?
- Jaa yksi asia, jonka opit tällä viikolla, työhösi liittyvä tai henkilökohtainen
2. Pohdintakysymykset (mitä tapahtui)
Saakaa tiimi katsomaan takaisin todelliseen sprinttiin sen sijaan, että katsoisitte sen versiota burndown-kaaviossa.
- Mikä yllätti sinua eniten tämän sprintin aikana?
- Mitkä hetket saivat sinut tuntemaan ylpeyttä tiimistämme?
- Milloin tunsit eniten turhautumista tai jumiutumista?
- Mitkä esteet voitimme, joita meidän pitäisi juhlistaa?
- Mitkä oletukset teimme, jotka osoittautuivat vääriksi?
- Mikä meni paremmin kuin odotettiin? Mikä meni huonommin?
- Jos voisit tehdä yhden päätöksen uudelleen, mikä se olisi?
- Minkä kuvion olet huomannut useiden sprinttien aikana?
3. Prosessikysymykset (miten työskentelemme)
Tiimin dynamiikka, yhteistyö ja missä työ jumiutuu.
- Missä tuhlasimme eniten aikaa tässä sprintissä?
- Mitkä kokoukset toivat lisäarvoa? Mitkä eivät?
- Kuinka tehokkaasti kommunikoimme tiiminä?
- Mitkä työkalut tai käytännöt auttoivat meitä eniten?
- Missä tiimin jäsenten väliset luovutukset katkesivat?
- Mikä hidasti päätöksentekoprosessiamme?
- Kuinka hyvin hallitsimme laajuuden muutoksia ja keskeytyksiä?
- Mikä sai sinut tuntemaan yhteyttä tiimiin? Irtautuneeksi?
4. Syvälliset kysymykset (juurisyiden paljastaminen)
Nämä ovat niitä, jotka pääsevät oireiden ohi. Käytä yhtä tai kahta, älä kaikkia kahdeksaa, ja jätä todellinen hiljaisuus kysymyksen jälkeen.
- Mikä ongelma nousee jatkuvasti esiin, jota emme ole ratkaisseet?
- Mistä välttelemme puhumasta?
- Jos voisit muuttaa yhden asian työtavassamme, mikä se olisi?
- Mikä hämmentäisi tiimiin uutta henkilöä prosessissamme?
- Mitä toivoisit voivasi sanoa, mutta et ole sanonut?
- Missä ilmoitetut arvomme ja todelliset käyttäytymisemme eivät kohtaa?
- Mikä on suurin riski, jota emme käsittele?
- Minkä pitäisi muuttua, jotta tuntisit olosi sitoutuneemmaksi?
5. Arvostuskysymykset (rakentavat tiimin yhteenkuuluvuutta)
Tunnustus ei ole täytettä. Se on tapa, jolla haluamasi käyttäytyminen toistuu.
- Kuka auttoi sinua, kun olit jumissa?
- Mitä tiimikaveri teki, mikä helpotti työtäsi?
- Mikä yhteistyöhetki jäi mieleesi?
- Kuka osoitti tiimimme arvoja tässä sprintissä?
- Mikä panos on saattanut jäädä huomaamatta, jota meidän pitäisi juhlistaa?
- Mikä tiimin jäsen inspiroi sinua tässä sprintissä ja miksi?
6. Tulevaisuuteen suuntautuvat kysymykset (ajavat toimintaa)
Missä oivalluksesta tulee jotain, jolla on omistaja ja päivämäärä.
- Mitä kokeilua meidän pitäisi kokeilla seuraavassa sprintissä?
- Mitä meidän pitäisi alkaa tehdä? Lopettaa tekeminen? Jatkaa tekemistä?
- Mikä on pienin muutos, jonka voisimme tehdä ja jolla olisi suurin vaikutus?
- Mitä meidän on opittava tai kehitettävä tiiminä?
- Miten voimme paremmin tukea toisiamme seuraavassa sprintissä?
- Minkä sitoumuksen kukin meistä voi tehdä seuraavalle sprintille?
- Mikä tekisi seuraavasta sprintistä 10 % paremman kuin tästä?
- Jos meillä on vain kapasiteettia yhteen parannukseen, mikä sen pitäisi olla?
7. Lopetuskysymykset (päättävät positiivisesti)
Kaksi minuuttia, ja sen arvoista.
- Mitä odotat seuraavalta sprintiltä?
- Minkä yhden asian otat mukaasi tästä retrospektiivistä?
- Millä tasolla 1–10 tämä retrospektiivi oli arvokas?
- Mikä teki tämän päivän retrosta paremman tai huonomman kuin tavallisesti?
- Millä tasolla luotat siihen, että todella toteutamme toimenpiteemme?
Retrospektiivikysymykset tiettyihin tilanteisiin
Projektin virstanpylväille tai julkaisuille
- Mikä oli suurin voittomme tämän saamisessa maaliin?
- Mitä opimme arviointiemme tarkkuudesta?
- Miten käsittelimme painetta tiiminä?
- Mitä teknistä velkaa loimme, joka meidän on käsiteltävä?
- Mitä tekisimme toisin seuraavassa suuressa julkaisussa?
Haastaville tai vaikeille sprinteille
- Mikä piti sinua liikkeellä, kun asiat olivat vaikeita?
- Miten tuimme toisiamme stressaavina hetkinä?
- Mitä varoitusmerkkejä meidän pitäisi tarkkailla tulevaisuudessa?
- Mitä tämä vaikeus opetti meille tiimistämme?
- Miten voimme estää tai paremmin valmistautua vastaaviin haasteisiin?
Etä- tai hybriditiimeille
- Kuinka yhteydessä tunsit olosi tiimiin tässä sprintissä?
- Mikä teki etäyhteistyöstä helpompaa tai vaikeampaa?
- Missä asynkroninen viestintä toimi hyvin? Missä ei?
- Mitä etätiimin jäsenet kokevat eri tavalla kuin toimistossa olevat jäsenet?
- Miten voimme parantaa virtuaalisten kokousten kulttuuriamme?
Uusille tai muodostuville tiimeille
- Mikä toimii hyvin, kun rakennamme tiimikulttuuriamme?
- Mitä tarvitset tiimikavereiltasi tehdäkseen parasta työtäsi?
- Mitä tiimin normeja meidän pitäisi nimenomaisesti asettaa?
- Miten voimme paremmin hyödyntää jokaisen henkilön vahvuuksia?
- Mitä tarvitset tunteaksesi olosi turvalliseksi jakaessasi rehellistä palautetta?
Miten järjestää retrospektiivi, joka tuottaa tuloksia
Vaihtele kysymyksiä. Jos olet käyttänyt samaa sarjaa neljä sprinttiä peräkkäin, vaihda koko kategoria, älä yhtä kysymystä. Eri kysymykset nostavat esiin erilaisia ongelmia, ja vanhentuminen on ensimmäinen vikatila, johon törmäät.
Aseta pelisäännöt ääneen, ainakin ensimmäisillä kerroilla: mitä retrossa sanotaan, se pysyy retrossa, jokainen näkökulma on tärkeä, kritisoi järjestelmää henkilön sijaan, eikä mikään havainto ole liian pieni. Sano sitten ensin jotain, mikä oli aidosti sinun vikasi. Kukaan ei ole avoimempi kuin kokousta johtava henkilö.
Ajoita se. Toimiva tunti näyttää tältä: 5 minuuttia sisäänkirjautumiseen, 15–20 pohdintaan, 15–20 keskusteluun, 10 toimenpiteisiin ja 5 lopetukseen. Säädä tiimin koon ja sprintin pituuden mukaan, mutta säilytä muoto.
Kirjoita toimenpiteet muistiin nimetyn omistajan ja päivämäärän kanssa, ja avaa seuraava retro lukemalla ne ääneen. Jos epäonnistut jatkuvasti niiden suorittamisessa, se on oman keskustelun arvoinen, koska se yleensä tarkoittaa, että valitset vääriä parannuksia sen sijaan, että ihmiset olisivat laiskoja.
Pidä se interaktiivisena. Virtuaalinen valkotaulu, kuten Miro tai Mural, pisteytysäänestys, pienryhmät isommassa tiimissä tai viisi minuuttia hiljaista kirjoittamista ennen kuin kukaan puhuu. Erityisesti hiljainen kirjoittaminen muuttaa sitä, kuka puhuu.
Lopuksi, mittaa itse retroa. Kysy lopussa ”kuinka arvokas tämä oli asteikolla 1–10?” ja seuraa lukua ajan mittaan. Kun se laskee, muuta formaattia. Prosessin, joka parantaa kaikkea muuta, pitäisi myös parantua.
Vältettävät retrospektiivin sudenkuopat
Syyllistäminen on suurin. Heti kun retrosta tulee kysymys siitä, kuka rikkoi sen, kaikki alkavat hallita altistumistaan ja et kuule enää mitään totta. Pidä keskustelu järjestelmistä ja prosesseista.
Tuulettaminen on hyvä, mutta vain reittinä kokeiluun. Valitus, joka ei johda mihinkään kahdesti, muuttuu taustameluksi kolmannella kerralla. Vastakkainen epäonnistuminen on yhtä yleinen: kymmenen toimenpidettä, joita kukaan ei saa valmiiksi. Valitse yksi tai kolme todellista.
Älä jätä retroa väliin, koska sprintti oli raaka, sillä juuri se sprintti on tutkimisen arvoinen. Tarkkaile, kuinka paljon puheajasta johtaja käyttää, ja anna tilaa niille, jotka eivät taistele siitä. Jos sama ongelma palaa neljännen kerran, lopeta siitä keskusteleminen samalla tavalla ja kokeile jotain aivan muuta. Ja älä anna parannusten syrjäyttää tunnustusta. Tiimi, joka kuulee vain, mikä meni pieleen, lakkaa vapaaehtoisesti tarjoamasta kumpaakaan.
Työkalut, jotka vähentävät fasilitointityötä
Hyvien kysymysten kirjoittaminen vaatii ajattelua. Kokouksen johtamisen ei pitäisi. Useimmat retrotyökalut haluavat sinun valitsevan kysymyksiä, rakentavan taulun, järjestävän muistilappuja ja pitävän kaikki liikkeessä, ja tämä asennus syö kaksikymmentä minuuttia ennen kuin kukaan sanoo mitään.
MileSmile sisältää retrospektiivitilan, joka kulkee eri reittiä. Valitse valmiiksi rakennettu kysymyssarja tai kirjoita omat aiheesi, ja anna sovelluksen luoda kysymykset sitä mukaa, kun etenet. Fasilitat keskustelua logistiikan sijaan, etkä koskaan menetä vauhtia etsiessäsi seuraavaa kehotetta.
Se aloitti elämänsä perhekeskustelusovelluksena, mikä osoittautuu syyksi, miksi se toimii tähän tarkoitukseen. Kysymykset luodaan valitsemiesi aiheiden perusteella, joten istunto ei koskaan etene samalla tavalla kahdesti, teitpä sitten sprinttiretron, projektin jälkianalyysin tai tiimin terveystarkastuksen. Sama työkalu toimii myös tiiminrakennukseen, tiimipäivään tai matkalle konferenssiin.
Esimerkki 60 minuutin retrospektiiviagendasta
Tavalliseen sprinttiretroon, viidestä kahdeksaan hengen tiimille.
0–5 minuuttia: sisäänkirjautuminen. Yksi aloituskysymys tunnelman aistimiseen, sitten edellisen kerran toimenpiteiden ja niiden kohtalon tarkistaminen.
5–10 minuuttia: yksilöllinen pohdinta. Jokainen kirjoittaa hiljaa kahden tai kolmen pohdintakysymyksen pohjalta. Tämä saa tiimin hiljaisemman puoliskon mukaan keskusteluun jo valmiilla ajatuksilla.
10–30 minuuttia: ryhmäkeskustelu. Jaetaan, mitä ihmiset kirjoittivat, vuorotellen tai avoimesti. Kysytään jatkokysymyksiä kaikesta, mikä kuulostaa kaavalta, ja ryhmitellään teemat niiden ilmaantuessa.
30–45 minuuttia: parannusten tunnistaminen. Käytetään tulevaisuuteen suuntautuvia kysymyksiä vaihtoehtojen luomiseen, äänestetään, mitkä olisivat tärkeimpiä, ja työstetään yhden tai kolmen tärkeimmän toteutusta.
45–55 minuuttia: toimintasuunnittelu. Omistajat, määräajat ja selkeä tarkistus siitä, että jokainen tietää, mitä on ottanut vastuulleen.
55–60 minuuttia: lopetus. Arvostuskysymys, retron arviointi ja nopea katsaus siihen, mitä seuraavassa sprintissä on tulossa.
Retrospektiivien mukauttaminen virtuaalitiimeille
Etäretrospektiivit tarvitsevat harkitumpaa rakennetta, koska vihjeet, jotka kertovat jonkun haluavan puhua, ovat enimmäkseen poissa. Käytä jaettua pintaa, jolle kaikki voivat kirjoittaa samanaikaisesti, olipa se sitten Miro, Mural tai tavallinen Google Doc. Kahdeksan tai useamman hengen tiimissä jaa keskusteluvaiheessa pienryhmiin ja tuo teemat takaisin.
Pyydä kameroita päälle, jos mahdollista, ja anna olla, jos ei. Käytä chattia rinnakkaisajatteluun, jotta kaikki kirjoittavat vastauksen ennen kuin kukaan puhuu. Kerro hiljaisuutesi ääneen, koska ”annan kaikille kaksi minuuttia aikaa ajatella” poistaa kiusallisuuden, joka muuten saa jonkun täyttämään aukon. Ja tarkista useammin kuin tuntuu tarpeelliselta: ”haluaako joku muu lisätä tähän?” on tapa löytää henkilö, joka on mykistänyt ja poistanut mykistyksen minuutin ajan.
Toimiiko retrospektiivisi todella?
Seuraa muutamia asioita neljänneksen ajan. Kuinka suuri osa toimenpiteistäsi saadaan valmiiksi. Palaavatko samat ongelmat jatkuvasti. Onko osallistuminen jakautunut tiimin kesken vai keskittynyt kolmeen ääneen. Kysy tiimiltä suoraan, silloin tällöin, kuinka paljon retro on heille arvokas.
Kaksi muuta asiaa kannattaa seurata: kuinka kauan ongelmien ratkaiseminen kestää niiden esiin nostamisen jälkeen, ja kokeileeko tiimi ylipäätään uusia lähestymistapoja. Tiimi, joka ei koskaan kokeile, on yleensä päättänyt, ettei mikään muutu.
Tavoitteena ei ole täydellinen retrospektiivi. Jos omasi tuottaa rehellistä keskustelua ja yhden pienen muutoksen, joka pysyy, se toimii.
Mistä aloittaa
Ota kolme kysymystä aloituskysymysten osiosta, kolme syvällisten kysymysten osiosta ja kaksi tulevaisuuteen suuntautuvien kysymysten osiosta, ja järjestä seuraava retro pelkästään niiden pohjalta. Heitä ne sitten pois ja valitse kahdeksan eri kysymystä seuraavassa sprintissä.
Jos et halua koota kysymyssarjaa joka toinen viikko, MileSmilen retrospektiivitila luo ne aiheidesi perusteella, mikä toimii ketterille tiimeille, projektiretroille ja tiimipäiville. Joka tapauksessa, kysymykset, jotka esität, määräävät keskustelun, jonka saat, ja keskustelu, jonka saat, on se, mistä tiimikulttuurisi koostuu.