Du kjenner til retrospektivet der alle sier at ting gikk fint, én person nevner en ustabil build, noen skriver ned tre handlingspunkter som ingen ser på igjen, og dere får alle førti minutter tilbake. Det er ikke et retrospektiv. Det er et statusmøte i forkledning.
Det som skiller et glemmelig retro fra et folk faktisk tenker på etterpå, er spørsmålet du åpner med. Bedre spørsmål avdekker det ingen vil si først, navngir seire som ellers ville gått ubemerket hen, og gjør det trygt nok til å være ærlig.
Nedenfor finner du over 50 retrospektive spørsmål gruppert etter hva du prøver å oppnå, et rammeverk for å sette sammen en sesjon, og praksisene som hindrer retrospektivene dine i å drive tilbake til et statusmøte.
Hvorfor de fleste retrospektiver mislykkes
Den vanligste årsaken er å stille de samme tre spørsmålene annenhver uke. Folk svarer på autopilot, fordi de vet hvilken form svaret skal ha før de i det hele tatt har tenkt over sprinten.
Under dette ligger det virkelige problemet: ingen føler seg trygge nok til å si det ubehagelige, så diskusjonen forblir på overflaten der ingenting står på spill. Legg til et generisk format som ignorerer hva teamet ditt faktisk sliter med, og ingen oppfølging av handlingspunktene dere skrev ned, og du har et møte som pålitelig produserer ingenting. Etter det fjerde har folk korrekt konkludert med at det ikke betyr noe, og de møter opp deretter.
Bedre spørsmål fikser mer av dette enn du skulle tro. Et spørsmål folk ikke har hørt før kan ikke besvares på autopilot, og et som gir noen tillatelse til å ta opp en vanskelig ting er ofte all den psykologiske tryggheten et team trenger for å komme i gang.
Det komplette rammeverket for retrospektive spørsmål
Et godt retro beveger seg gjennom faser: oppvarming, se tilbake, undersøke hvordan dere jobber, grave etter årsaker, sette pris på hverandre, og deretter bestemme hva som skal endres. Velg en håndfull fra hver seksjon i stedet for å jobbe gjennom alle.
1. Åpningsspørsmål (bygger trygghet og tilknytning)
Start et sted med lav risiko. Folk trenger å si noe enkelt før de vil si noe vanskelig.
- På en skala fra 1-10, hva er energinivået ditt i dag?
- Hva er ett ord som beskriver din sprint- eller prosjektopplevelse?
- Hvis denne sprinten var et værmønster, hva ville det vært og hvorfor?
- Hva er én ting du er takknemlig for fra den siste sprinten?
- Del én ting du lærte denne uken, arbeidsrelatert eller personlig
2. Refleksjonsspørsmål (hva skjedde)
Få teamet til å se tilbake på den faktiske sprinten i stedet for versjonen i burndown-diagrammet.
- Hva overrasket deg mest under denne sprinten?
- Hvilke øyeblikk gjorde deg stolt av teamet vårt?
- Når følte du deg mest frustrert eller fastlåst?
- Hvilke hindringer overvant vi som vi bør feire?
- Hvilke antakelser gjorde vi som viste seg å være feil?
- Hva gikk bedre enn forventet? Hva gikk verre?
- Hvis du kunne gjort om én beslutning, hva ville det vært?
- Hvilket mønster har du lagt merke til over flere sprinter?
3. Prosesspørsmål (hvordan vi jobber)
Teamdynamikk, samarbeid og hvor arbeidet stopper opp.
- Hvor kastet vi bort mest tid denne sprinten?
- Hvilke møter ga verdi? Hvilke gjorde ikke?
- Hvor effektivt kommuniserte vi som team?
- Hvilke verktøy eller praksiser hjalp oss mest?
- Hvor brøt overleveringer mellom teammedlemmer sammen?
- Hva bremset beslutningsprosessen vår?
- Hvor godt håndterte vi omfangsendringer og avbrudd?
- Hva fikk deg til å føle deg knyttet til teamet? Frakoblet?
4. Dybdespørsmål (avdekke grunnårsaker)
Dette er de som går forbi symptomene. Bruk ett eller to, ikke alle åtte, og la det være ekte stillhet etter å ha spurt.
- Hvilket problem dukker stadig opp som vi ikke har løst?
- Hva unngår vi å snakke om?
- Hvis du kunne endre én ting ved hvordan vi jobber, hva ville det vært?
- Hva ville en ny person på teamet finne forvirrende med prosessen vår?
- Hva er noe du ønsker du kunne si, men ikke har gjort?
- Hvor stemmer ikke våre uttalte verdier overens med våre faktiske handlinger?
- Hva er den største risikoen vi ikke adresserer?
- Hva måtte endres for at du skulle føle deg mer engasjert?
5. Anerkjennelsesspørsmål (bygger teamsamhold)
Anerkjennelse er ikke fyllstoff. Det er slik atferden du ønsker blir gjentatt.
- Hvem hjalp deg da du sto fast?
- Hva gjorde en teamkollega som gjorde arbeidet ditt enklere?
- Hvilket samarbeidsøyeblikk skilte seg ut for deg?
- Hvem demonstrerte teamverdiene våre denne sprinten?
- Hvilket bidrag kan ha gått ubemerket hen som vi bør feire?
- Hvilket teammedlem inspirerte deg denne sprinten og hvorfor?
6. Fremtidsrettede spørsmål (driver handling)
Der innsikt blir til noe med en eier og en dato.
- Hva er ett eksperiment vi bør prøve neste sprint?
- Hva bør vi begynne å gjøre? Slutte å gjøre? Fortsette å gjøre?
- Hva er den minste endringen vi kunne gjort som ville hatt størst innvirkning?
- Hva trenger vi å lære eller utvikle som team?
- Hvordan kan vi bedre støtte hverandre neste sprint?
- Hvilken forpliktelse kan hver av oss inngå for neste sprint?
- Hva ville gjort neste sprint 10 % bedre enn denne?
- Hvis vi bare har kapasitet til én forbedring, hva bør det være?
7. Avslutningsspørsmål (avslutt på en positiv tone)
To minutter, og verdt det.
- Hva ser du frem til neste sprint?
- Hva er én ting du tar med deg fra dette retrospektivet?
- På en skala fra 1-10, hvor verdifull var dette retrospektivet?
- Hva gjorde dagens retro bedre eller verre enn vanlig?
- Hvor trygg er du på at vi faktisk vil implementere handlingspunktene våre?
Retrospektive spørsmål for spesifikke situasjoner
For prosjektmilepæler eller utgivelser
- Hva var vår største seier i å få dette i mål?
- Hva lærte vi om vår estimeringsnøyaktighet?
- Hvordan håndterte vi press som team?
- Hvilken teknisk gjeld skapte vi som vi må adressere?
- Hva ville vi gjort annerledes ved neste store utgivelse?
For utfordrende eller vanskelige sprinter
- Hva holdt deg i gang når ting ble vanskelig?
- Hvordan støttet vi hverandre i stressende øyeblikk?
- Hvilke faresignaler bør vi se etter i fremtiden?
- Hva lærte denne vanskeligheten oss om teamet vårt?
- Hvordan kan vi forhindre eller bedre forberede oss på lignende utfordringer?
For fjern- eller hybridteam
- Hvor tilknyttet følte du deg til teamet denne sprinten?
- Hva gjorde fjernsamarbeid enklere eller vanskeligere?
- Hvor fungerte asynkron kommunikasjon bra? Hvor gjorde den ikke det?
- Hva opplever fjernteammedlemmer annerledes enn de som er på kontoret?
- Hvordan kan vi forbedre vår virtuelle møtekultur?
For nye eller nyopprettede team
- Hva fungerer bra mens vi bygger teamkulturen vår?
- Hva trenger du fra teamkollegene dine for å gjøre ditt beste arbeid?
- Hvilke teamnormer bør vi etablere eksplisitt?
- Hvordan kan vi bedre utnytte hver persons styrker?
- Hva trenger du for å føle deg trygg på å dele ærlig tilbakemelding?
Hvordan kjøre et retrospektiv som gir resultater
Roter spørsmålene. Hvis du har brukt det samme settet fire sprinter på rad, endre hele kategorien, ikke bare ett spørsmål. Ulike spørsmål avdekker ulike problemer, og stillstand er den feilmodusen du vil treffe først.
Sett grunnreglene høyt, i hvert fall de første gangene: det som sies i retroen blir i retroen, hvert perspektiv teller, kritiser systemet snarere enn personen, og ingen observasjon er for liten. Gå deretter først med noe som genuint var din feil. Ingen vil være mer ærlige enn personen som leder møtet.
Sett en tidsramme. En fungerende time ser slik ut: 5 minutter for innsjekking, 15 til 20 for refleksjon, 15 til 20 for diskusjon, 10 for handlingspunkter og 5 for avslutning. Juster for teamstørrelse og sprintlengde, men behold formen.
Skriv ned handlingspunktene med en navngitt eier og en dato, og åpne neste retro ved å lese dem opp. Hvis dere stadig mislykkes med å fullføre dem, er det verdt en egen diskusjon, for det betyr vanligvis at dere velger feil forbedringer i stedet for at folk er late.
Hold det interaktivt. En virtuell tavle som Miro eller Mural, prikkavstemning, breakout-grupper på et større team, eller fem minutter med stille skriving før noen snakker. Stille skriving endrer spesielt hvem som snakker.
Til slutt, mål selve retroen. Spør "hvor verdifull var dette på en skala fra 1-10?" på slutten og følg med på tallet over tid. Når det synker, endre formatet. Prosessen som forbedrer alt annet, bør også forbedres.
Feller å unngå i retrospektiver
Skyld er den store. I det øyeblikket et retro handler om hvem som brøt det, begynner alle å håndtere sin eksponering, og du slutter å høre noe sant. Hold diskusjonen på systemer og prosesser.
Lufting er greit, men bare som en vei til et eksperiment. En klage som ikke fører noe sted to ganger, blir bakgrunnsstøy tredje gang. Den motsatte feilen er like vanlig: ti handlingspunkter ingen vil fullføre. Velg ett til tre virkelige.
Ikke hopp over retroen fordi sprinten var brutal, for det er nettopp den sprinten som er verdt å undersøke. Følg med på hvor mye taletid lederen tar, og skap bevisst rom for de som ikke kjemper for det. Hvis det samme problemet kommer tilbake for fjerde gang, slutt å diskutere det på samme måte og prøv noe helt annet. Og ikke la forbedring fortrenge anerkjennelse. Et team som bare hører hva som gikk galt, slutter heller å melde seg frivillig.
Verktøy som reduserer fasiliteringsarbeidet
Å skrive gode spørsmål krever tanke. Å lede møtet bør ikke. De fleste retroverktøy vil at du skal velge spørsmål, bygge en tavle, arrangere post-it-lapper og holde alle i bevegelse, og det oppsettet spiser tjue minutter før noen sier noe.
MileSmile har en retrospektiv spillmodus som tar en annen vei. Velg et ferdigbygd spørsmålssett eller skriv dine egne emner, og la appen generere spørsmålene underveis. Du fasiliterer samtalen i stedet for logistikken, og du mister aldri momentum på jakt etter neste spørsmål.
Den startet som en familiekonversasjonsapp, noe som viser seg å være grunnen til at den fungerer for dette. Spørsmålene genereres basert på hvilke emner du velger, så en sesjon blir aldri den samme to ganger, enten du kjører en sprint-retro, en prosjekt-post-mortem eller en teamhelsesjekk. Det samme verktøyet fungerer også for teambuilding, en offsite, eller kjøreturen til en konferanse.
Eksempel på 60-minutters retrospektiv agenda
For et standard sprint-retrospektiv, med et team på fem til åtte.
0 til 5 minutter: innsjekking. Ett åpningsspørsmål for å lese rommet, deretter gjennomgå handlingspunktene fra sist og hva som skjedde med dem.
5 til 10 minutter: individuell refleksjon. Alle skriver stille basert på to eller tre refleksjonsspørsmål. Dette er det som får den roligere halvdelen av teamet inn i diskusjonen med noe som allerede er formet.
10 til 30 minutter: gruppediskusjon. Del det folk skrev, runde for runde eller åpent. Still oppfølgingsspørsmål om alt som ligner et mønster, og grupper temaene etter hvert som de dukker opp.
30 til 45 minutter: identifisere forbedringer. Bruk de fremtidsrettede spørsmålene til å generere alternativer, stem på hvilke som ville bety mest, og utarbeid implementeringen av de én til tre beste.
45 til 55 minutter: handlingsplanlegging. Eiendeler, frister, og en eksplisitt sjekk på at hver person vet hva de har tatt på seg.
55 til 60 minutter: avslutning. Et anerkjennelsesspørsmål, en vurdering av retroen, og en rask titt på hva som kommer neste sprint.
Tilpasning av retrospektiver for virtuelle team
Fjern-retrospektiver trenger mer bevisst struktur, fordi signalene som forteller deg at noen vil snakke, stort sett er borte. Bruk en felles overflate alle kan skrive på samtidig, enten det er Miro, Mural eller et vanlig Google Doc. På et team på åtte eller flere, del opp i breakout-rom for diskusjonsfasen og bring temaene tilbake.
Be om kamera på der folk kan, og la det være der de ikke kan. Bruk chatten for parallell tenkning, slik at alle skriver et svar før noen snakker det. Fortell om stillhetene dine høyt, for "Jeg gir alle to minutter til å tenke" fjerner den ubehageligheten som ellers får noen til å fylle tomrommet. Og sjekk inn oftere enn det føles nødvendig: "Er det noen andre som vil legge til noe?" er hvordan du finner personen som har slått av og på mikrofonen i et minutt.
Fungerer retrospektivet ditt faktisk?
Spor noen ting over et kvartal. Hvor stor brøkdel av handlingspunktene dine blir fullført. Om de samme problemene stadig dukker opp igjen. Om deltakelsen er spredt over teamet eller konsentrert i tre stemmer. Spør teamet direkte, med jevne mellomrom, hvor mye retroen er verdt for dem.
To ting til er verdt å følge med på: hvor lang tid det tar å løse problemer når de først er tatt opp, og om teamet i det hele tatt prøver nye tilnærminger. Et team som aldri eksperimenterer har vanligvis bestemt seg for at ingenting vil endre seg.
Målet er ikke et perfekt retrospektiv. Hvis ditt produserer ærlig samtale og én liten endring som fester seg, fungerer det.
Hvor skal man starte
Ta tre spørsmål fra åpningsseksjonen, tre fra dybdeseksjonen, og to fra den fremtidsrettede seksjonen, og kjør ditt neste retro kun på disse. Kast dem deretter ut og velg åtte forskjellige neste sprint.
Hvis du heller ikke vil sette sammen et sett annenhver uke, genererer MileSmiles retrospektive modus dem basert på emnene dine, noe som fungerer for agile team, prosjekt-retros og offsites. Uansett, spørsmålene du stiller bestemmer samtalen du får, og samtalen du får er det teamkulturen din er laget av.