Ξέρετε την ανασκόπηση όπου όλοι λένε ότι όλα πήγαν καλά, ένα άτομο αναφέρει ένα build που ήταν ασταθές, κάποιος γράφει τρία στοιχεία δράσης που κανείς δεν ξανακοιτάζει, και όλοι κερδίζετε σαράντα λεπτά πίσω. Αυτό δεν είναι ανασκόπηση. Αυτή είναι μια συνάντηση κατάστασης που φοράει μεταμφίεση.
Αυτό που ξεχωρίζει μια ξεχασμένη ανασκόπηση από μια που οι άνθρωποι σκέφτονται πραγματικά μετά, είναι η ερώτηση με την οποία ξεκινάτε. Καλύτερες ερωτήσεις αναδεικνύουν αυτό που κανείς δεν θέλει να πει πρώτος, ονομάζουν τις νίκες που διαφορετικά θα περνούσαν απαρατήρητες και δημιουργούν ένα αρκετά ασφαλές περιβάλλον για να είναι κανείς ειλικρινής.
Παρακάτω θα βρείτε πάνω από 50 ερωτήσεις ανασκόπησης ομαδοποιημένες ανάλογα με το τι προσπαθείτε να αποκομίσετε από αυτές, ένα πλαίσιο για τη διοργάνωση μιας συνεδρίας και τις πρακτικές που εμποδίζουν τις ανασκοπήσεις σας να μετατραπούν ξανά σε συνάντηση κατάστασης.
Γιατί οι περισσότερες ανασκοπήσεις αποτυγχάνουν
Η συνηθέστερη αιτία είναι να κάνετε τις ίδιες τρεις ερωτήσεις κάθε δεκαπενθήμερο. Οι άνθρωποι απαντούν αυτόματα, επειδή γνωρίζουν ποια μορφή πρέπει να έχει η απάντηση πριν καν σκεφτούν το sprint.
Κάτω από αυτό κρύβεται το πραγματικό πρόβλημα: κανείς δεν αισθάνεται αρκετά ασφαλής για να πει το άβολο πράγμα, οπότε η συζήτηση παραμένει στην επιφάνεια όπου τίποτα δεν διακυβεύεται. Προσθέστε μια γενική μορφή που αγνοεί τι πραγματικά αντιμετωπίζει η ομάδα σας, και καμία παρακολούθηση των στοιχείων δράσης που καταγράψατε, και έχετε μια συνάντηση που δεν παράγει τίποτα. Μέχρι την τέταρτη συνάντηση, οι άνθρωποι έχουν σωστά συμπεράνει ότι δεν έχει σημασία, και εμφανίζονται ανάλογα.
Καλύτερες ερωτήσεις διορθώνουν περισσότερα από αυτά που θα περιμένατε. Μια ερώτηση που οι άνθρωποι δεν έχουν ακούσει πριν δεν μπορεί να απαντηθεί αυτόματα, και μια που δίνει σε κάποιον την άδεια να θίξει ένα δύσκολο θέμα είναι συχνά όλη η ψυχολογική ασφάλεια που χρειάζεται μια ομάδα για να ξεκινήσει.
Το πλήρες πλαίσιο ερωτήσεων ανασκόπησης
Μια καλή ανασκόπηση περνάει από φάσεις: προθέρμανση, αναδρομή, εξέταση του τρόπου εργασίας σας, αναζήτηση αιτιών, αλληλοεκτίμηση, και μετά απόφαση για το τι θα αλλάξει. Επιλέξτε μερικές από κάθε ενότητα αντί να τις δουλέψετε όλες.
1. Ερωτήσεις έναρξης (δημιουργία ασφάλειας και σύνδεσης)
Ξεκινήστε από κάτι χαμηλού ρίσκου. Οι άνθρωποι πρέπει να πουν κάτι εύκολο πριν πουν κάτι δύσκολο.
- Σε μια κλίμακα από το 1-10, ποιο είναι το επίπεδο ενέργειάς σας σήμερα;
- Ποια είναι μια λέξη που περιγράφει την εμπειρία σας από το sprint ή το έργο;
- Αν αυτό το sprint ήταν ένα καιρικό φαινόμενο, τι θα ήταν και γιατί;
- Ποιο είναι ένα πράγμα για το οποίο είστε ευγνώμονες από το προηγούμενο sprint;
- Μοιραστείτε ένα πράγμα που μάθατε αυτή την εβδομάδα, σχετικό με την εργασία ή προσωπικό
2. Ερωτήσεις προβληματισμού (τι συνέβη)
Βάλτε την ομάδα να ανατρέξει στο πραγματικό sprint και όχι στην εκδοχή του στο διάγραμμα burndown.
- Τι σας εξέπληξε περισσότερο κατά τη διάρκεια αυτού του sprint;
- Ποιες στιγμές σας έκαναν να νιώσετε περήφανοι για την ομάδα μας;
- Πότε νιώσατε πιο απογοητευμένοι ή κολλημένοι;
- Ποια εμπόδια ξεπεράσαμε που πρέπει να γιορτάσουμε;
- Ποιες υποθέσεις κάναμε που αποδείχθηκαν λανθασμένες;
- Τι πήγε καλύτερα από το αναμενόμενο; Τι πήγε χειρότερα;
- Αν μπορούσατε να ξανακάνετε μια απόφαση, ποια θα ήταν;
- Ποιο μοτίβο έχετε παρατηρήσει σε πολλά sprints;
3. Ερωτήσεις διαδικασίας (πώς εργαζόμαστε)
Δυναμική ομάδας, συνεργασία και πού κολλάει η δουλειά.
- Πού σπαταλήσαμε τον περισσότερο χρόνο σε αυτό το sprint;
- Ποιες συναντήσεις πρόσθεσαν αξία; Ποιες όχι;
- Πόσο αποτελεσματικά επικοινωνήσαμε ως ομάδα;
- Ποια εργαλεία ή πρακτικές μας βοήθησαν περισσότερο;
- Πού υπήρξαν προβλήματα στις μεταβιβάσεις μεταξύ των μελών της ομάδας;
- Τι επιβράδυνε τη διαδικασία λήψης αποφάσεών μας;
- Πόσο καλά διαχειριστήκαμε τις αλλαγές πεδίου εφαρμογής και τις διακοπές;
- Τι σας έκανε να νιώσετε συνδεδεμένοι με την ομάδα; Αποσυνδεδεμένοι;
4. Ερωτήσεις εις βάθος (αποκάλυψη βαθύτερων αιτιών)
Αυτές είναι οι ερωτήσεις που ξεπερνούν τα συμπτώματα. Χρησιμοποιήστε μία ή δύο, όχι και τις οκτώ, και αφήστε πραγματική σιωπή μετά την ερώτηση.
- Ποιο πρόβλημα επανέρχεται συνεχώς και δεν έχουμε λύσει;
- Τι αποφεύγουμε να συζητήσουμε;
- Αν μπορούσατε να αλλάξετε ένα πράγμα στον τρόπο που εργαζόμαστε, τι θα ήταν;
- Τι θα έβρισκε κάποιος νέος στην ομάδα μπερδεμένο στη διαδικασία μας;
- Τι είναι κάτι που θα θέλατε να πείτε αλλά δεν το έχετε κάνει;
- Πού δεν ευθυγραμμίζονται οι δηλωμένες αξίες μας με τις πραγματικές μας συμπεριφορές;
- Ποιος είναι ο μεγαλύτερος κίνδυνος που δεν αντιμετωπίζουμε;
- Τι θα χρειαζόταν να αλλάξει για να νιώσετε πιο αφοσιωμένοι;
5. Ερωτήσεις εκτίμησης (δημιουργία συνοχής ομάδας)
Η αναγνώριση δεν είναι απλά ένα συμπλήρωμα. Είναι ο τρόπος με τον οποίο επαναλαμβάνεται η συμπεριφορά που επιθυμείτε.
- Ποιος σας βοήθησε όταν είχατε κολλήσει;
- Τι έκανε ένας συμπαίκτης που έκανε τη δουλειά σας ευκολότερη;
- Ποια στιγμή συνεργασίας σας ξεχώρισε;
- Ποιος επέδειξε τις αξίες της ομάδας μας σε αυτό το sprint;
- Ποια συνεισφορά μπορεί να πέρασε απαρατήρητη και πρέπει να γιορτάσουμε;
- Ποιο μέλος της ομάδας σας ενέπνευσε σε αυτό το sprint και γιατί;
6. Ερωτήσεις μελλοντικού προσανατολισμού (οδηγούν σε δράση)
Όπου η διορατικότητα μετατρέπεται σε κάτι με υπεύθυνο και ημερομηνία.
- Ποιο είναι ένα πείραμα που πρέπει να δοκιμάσουμε στο επόμενο sprint;
- Τι πρέπει να αρχίσουμε να κάνουμε; Να σταματήσουμε να κάνουμε; Να συνεχίσουμε να κάνουμε;
- Ποια είναι η μικρότερη αλλαγή που θα μπορούσαμε να κάνουμε και θα είχε τον μεγαλύτερο αντίκτυπο;
- Τι πρέπει να μάθουμε ή να αναπτύξουμε ως ομάδα;
- Πώς μπορούμε να υποστηρίξουμε καλύτερα ο ένας τον άλλον στο επόμενο sprint;
- Ποια δέσμευση μπορεί να αναλάβει ο καθένας μας για το επόμενο sprint;
- Τι θα έκανε το επόμενο sprint 10% καλύτερο από αυτό;
- Αν έχουμε περιθώριο μόνο για μία βελτίωση, ποια θα πρέπει να είναι;
7. Ερωτήσεις κλεισίματος (λήξη με θετική νότα)
Δύο λεπτά, και αξίζει τον κόπο.
- Τι προσδοκάτε από το επόμενο sprint;
- Ποιο είναι ένα πράγμα που κρατάτε από αυτή την ανασκόπηση;
- Σε μια κλίμακα από το 1-10, πόσο πολύτιμη ήταν αυτή η ανασκόπηση;
- Τι έκανε τη σημερινή ανασκόπηση καλύτερη ή χειρότερη από το συνηθισμένο;
- Ποιο είναι το επίπεδο εμπιστοσύνης σας ότι θα υλοποιήσουμε πραγματικά τα στοιχεία δράσης μας;
Ερωτήσεις ανασκόπησης για συγκεκριμένες καταστάσεις
Για ορόσημα έργων ή κυκλοφορίες
- Ποια ήταν η μεγαλύτερη νίκη μας για να φτάσουμε αυτό μέχρι το τέλος;
- Τι μάθαμε για την ακρίβεια των εκτιμήσεών μας;
- Πώς διαχειριστήκαμε την πίεση ως ομάδα;
- Ποιο τεχνικό χρέος δημιουργήσαμε που πρέπει να αντιμετωπίσουμε;
- Τι θα κάναμε διαφορετικά στην επόμενη μεγάλη κυκλοφορία;
Για απαιτητικά ή δύσκολα sprints
- Τι σας κράτησε όταν τα πράγματα δυσκόλεψαν;
- Πώς υποστηρίξαμε ο ένας τον άλλον σε στιγμές άγχους;
- Ποια προειδοποιητικά σημάδια πρέπει να προσέχουμε στο μέλλον;
- Τι μας δίδαξε αυτή η δυσκολία για την ομάδα μας;
- Πώς μπορούμε να αποτρέψουμε ή να προετοιμαστούμε καλύτερα για παρόμοιες προκλήσεις;
Για απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες
- Πόσο συνδεδεμένοι νιώσατε με την ομάδα σε αυτό το sprint;
- Τι έκανε την απομακρυσμένη συνεργασία ευκολότερη ή δυσκολότερη;
- Πού λειτούργησε καλά η ασύγχρονη επικοινωνία; Πού όχι;
- Τι βιώνουν τα απομακρυσμένα μέλη της ομάδας διαφορετικά από τα μέλη που εργάζονται στο γραφείο;
- Πώς μπορούμε να βελτιώσουμε την κουλτούρα των εικονικών μας συναντήσεων;
Για νέες ή υπό διαμόρφωση ομάδες
- Τι λειτουργεί καλά καθώς χτίζουμε την κουλτούρα της ομάδας μας;
- Τι χρειάζεστε από τους συμπαίκτες σας για να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας;
- Ποιους κανόνες ομάδας πρέπει να καθορίσουμε ρητά;
- Πώς μπορούμε να αξιοποιήσουμε καλύτερα τις δυνάμεις του κάθε ατόμου;
- Τι χρειάζεστε για να νιώσετε ασφαλείς να μοιραστείτε ειλικρινή ανατροφοδότηση;
Πώς να διεξάγετε μια ανασκόπηση που φέρνει αποτελέσματα
Εναλλάσσετε τις ερωτήσεις. Αν έχετε χρησιμοποιήσει το ίδιο σύνολο για τέσσερα συνεχόμενα sprints, αλλάξτε ολόκληρη την κατηγορία, όχι μία ερώτηση. Διαφορετικές ερωτήσεις αναδεικνύουν διαφορετικά προβλήματα, και η στασιμότητα είναι ο τρόπος αποτυχίας που θα συναντήσετε πρώτα.
Θέστε τους βασικούς κανόνες φωναχτά, τουλάχιστον τις πρώτες φορές: ό,τι ειπωθεί στην ανασκόπηση παραμένει στην ανασκόπηση, κάθε προοπτική μετράει, επικρίνετε το σύστημα και όχι το άτομο, και καμία παρατήρηση δεν είναι πολύ μικρή. Μετά, ξεκινήστε εσείς με κάτι που ήταν πραγματικά δικό σας λάθος. Κανείς δεν θα είναι πιο ειλικρινής από το άτομο που διευθύνει τη συνάντηση.
Οριοθετήστε το χρονικά. Μια λειτουργική ώρα μοιάζει με 5 λεπτά για check-in, 15 έως 20 για προβληματισμό, 15 έως 20 για συζήτηση, 10 για στοιχεία δράσης και 5 για κλείσιμο. Προσαρμόστε το μέγεθος της ομάδας και τη διάρκεια του sprint, αλλά διατηρήστε τη δομή.
Καταγράψτε τα στοιχεία δράσης με έναν ονομασμένο υπεύθυνο και μια ημερομηνία, και ξεκινήστε την επόμενη ανασκόπηση διαβάζοντάς τα. Αν συνεχίζετε να αποτυγχάνετε να τα ολοκληρώσετε, αυτό αξίζει μια δική του συζήτηση, γιατί συνήθως σημαίνει ότι επιλέγετε τις λάθος βελτιώσεις και όχι ότι οι άνθρωποι είναι τεμπέληδες.
Κρατήστε το διαδραστικό. Ένας εικονικός πίνακας όπως το Miro ή το Mural, ψηφοφορία με κουκκίδες, ομάδες συζήτησης σε μια μεγαλύτερη ομάδα, ή πέντε λεπτά σιωπηλής γραφής πριν μιλήσει κάποιος. Η σιωπηλή γραφή ειδικότερα αλλάζει το ποιος μιλάει.
Τέλος, μετρήστε την ίδια την ανασκόπηση. Ρωτήστε «πόσο πολύτιμη ήταν αυτή σε μια κλίμακα από το 1-10;» στο τέλος και παρακολουθήστε τον αριθμό με την πάροδο του χρόνου. Όταν πέφτει, αλλάξτε τη μορφή. Η διαδικασία που βελτιώνει όλα τα άλλα θα πρέπει να βελτιώνεται και αυτή.
Παγίδες ανασκόπησης που πρέπει να αποφύγετε
Η κατηγορία είναι το μεγάλο πρόβλημα. Τη στιγμή που μια ανασκόπηση γίνεται για το ποιος το χάλασε, όλοι αρχίζουν να διαχειρίζονται την έκθεσή τους και σταματάτε να ακούτε οτιδήποτε αληθινό. Κρατήστε τη συζήτηση σε συστήματα και διαδικασίες.
Ο εξαερισμός είναι εντάξει, αλλά μόνο ως οδός προς ένα πείραμα. Μια καταγγελία που δεν οδηγεί πουθενά δύο φορές γίνεται θόρυβος υποβάθρου την τρίτη φορά. Η αντίθετη αποτυχία είναι εξίσου συχνή: δέκα στοιχεία δράσης που κανείς δεν θα ολοκληρώσει. Επιλέξτε ένα έως τρία πραγματικά.
Μην παραλείπετε την ανασκόπηση επειδή το sprint ήταν σκληρό, γιατί αυτό είναι ακριβώς το sprint που αξίζει να εξεταστεί. Παρακολουθήστε πόσο χρόνο παίρνει ο διευθυντής και δημιουργήστε σκόπιμα χώρο για τους ανθρώπους που δεν αγωνίζονται για αυτό. Αν το ίδιο ζήτημα επανέρχεται για τέταρτη φορά, σταματήστε να το συζητάτε με τον ίδιο τρόπο και δοκιμάστε κάτι εντελώς διαφορετικό. Και μην αφήνετε τη βελτίωση να επισκιάζει την αναγνώριση. Μια ομάδα που ακούει μόνο τι πήγε στραβά σταματά να προσφέρεται εθελοντικά.
Εργαλεία που μειώνουν το έργο διευκόλυνσης
Η σύνταξη καλών ερωτήσεων απαιτεί σκέψη. Η διεξαγωγή της συνάντησης δεν πρέπει. Τα περισσότερα εργαλεία ανασκόπησης θέλουν να επιλέξετε ερωτήσεις, να φτιάξετε έναν πίνακα, να τακτοποιήσετε αυτοκόλλητες σημειώσεις και να κρατήσετε τους πάντες σε κίνηση, και αυτή η ρύθμιση τρώει είκοσι λεπτά πριν πει κανείς οτιδήποτε.
MileSmile διαθέτει μια λειτουργία παιχνιδιού Ανασκόπησης που ακολουθεί διαφορετική διαδρομή. Επιλέξτε ένα προκατασκευασμένο σύνολο ερωτήσεων ή γράψτε τα δικά σας θέματα, και αφήστε την εφαρμογή να δημιουργεί τις ερωτήσεις καθώς προχωράτε. Εσείς διευκολύνετε τη συζήτηση αντί για την υλικοτεχνική υποστήριξη, και δεν χάνετε ποτέ τη δυναμική ψάχνοντας για την επόμενη προτροπή.
Ξεκίνησε ως εφαρμογή οικογενειακής συζήτησης, κάτι που αποδεικνύεται ότι είναι ο λόγος που λειτουργεί για αυτό. Οι ερωτήσεις δημιουργούνται με βάση όποια θέματα επιλέξετε, οπότε μια συνεδρία δεν εκτελείται ποτέ ίδια δύο φορές, είτε κάνετε ανασκόπηση sprint, είτε μεταθανάτια ανάλυση έργου, είτε έλεγχο υγείας ομάδας. Το ίδιο εργαλείο λειτουργεί επίσης για ομαδική ανάπτυξη, μια εκτός έδρας συνάντηση ή την οδήγηση σε ένα συνέδριο.
Δείγμα ατζέντας ανασκόπησης 60 λεπτών
Για μια τυπική ανασκόπηση sprint, με ομάδα πέντε έως οκτώ ατόμων.
0 έως 5 λεπτά: check-in. Μια ερώτηση έναρξης για να καταλάβετε τη διάθεση του δωματίου, και μετά ανασκόπηση των στοιχείων δράσης από την προηγούμενη φορά και τι συνέβη με αυτά.
5 έως 10 λεπτά: ατομικός προβληματισμός. Όλοι γράφουν σιωπηλά απαντήσεις σε δύο ή τρεις ερωτήσεις προβληματισμού. Αυτό είναι που φέρνει το πιο ήσυχο μισό της ομάδας στη συζήτηση με κάτι ήδη διαμορφωμένο.
10 έως 30 λεπτά: ομαδική συζήτηση. Μοιραστείτε όσα έγραψαν οι άνθρωποι, με σειρά ή ανοιχτά. Κάντε ερωτήσεις παρακολούθησης για οτιδήποτε μοιάζει με μοτίβο και ομαδοποιήστε τα θέματα καθώς εμφανίζονται.
30 έως 45 λεπτά: εντοπισμός βελτιώσεων. Χρησιμοποιήστε τις ερωτήσεις μελλοντικού προσανατολισμού για να δημιουργήσετε επιλογές, ψηφίστε ποιες θα είχαν τη μεγαλύτερη σημασία και επεξεργαστείτε την υλοποίηση των κορυφαίων μία έως τριών.
45 έως 55 λεπτά: σχεδιασμός δράσης. Υπεύθυνοι, προθεσμίες και ένας σαφής έλεγχος ότι κάθε άτομο γνωρίζει τι ανέλαβε.
55 έως 60 λεπτά: κλείσιμο. Μια ερώτηση εκτίμησης, μια βαθμολογία της ανασκόπησης και μια γρήγορη ματιά στο τι έρχεται στο επόμενο sprint.
Προσαρμογή ανασκοπήσεων για εικονικές ομάδες
Οι απομακρυσμένες ανασκοπήσεις χρειάζονται πιο συνειδητή δομή, επειδή οι ενδείξεις που σας λένε ότι κάποιος θέλει να μιλήσει έχουν ως επί το πλείστον εξαφανιστεί. Χρησιμοποιήστε μια κοινή επιφάνεια στην οποία όλοι μπορούν να γράφουν ταυτόχρονα, είτε πρόκειται για Miro, Mural ή ένα απλό Google Doc. Σε μια ομάδα οκτώ ή περισσότερων ατόμων, χωριστείτε σε breakout rooms για τη φάση συζήτησης και φέρτε πίσω τα θέματα.
Ζητήστε να είναι ανοιχτές οι κάμερες όπου μπορούν οι άνθρωποι, και αφήστε το όπου δεν μπορούν. Χρησιμοποιήστε το chat για παράλληλη σκέψη, ώστε όλοι να πληκτρολογούν μια απάντηση πριν την πει κάποιος. Αφηγηθείτε τις σιωπές σας φωναχτά, γιατί το «δίνω σε όλους δύο λεπτά να σκεφτούν» αφαιρεί την αμηχανία που διαφορετικά θα έκανε κάποιον να καλύψει το κενό. Και κάντε check-in πιο συχνά από όσο φαίνεται απαραίτητο: «θέλει κανείς άλλος να προσθέσει κάτι σε αυτό;» είναι ο τρόπος που βρίσκετε το άτομο που έχει κάνει σίγαση και αποσίγαση για ένα λεπτό.
Λειτουργεί πραγματικά η ανασκόπησή σας;
Παρακολουθήστε μερικά πράγματα σε ένα τρίμηνο. Ποιο κλάσμα των στοιχείων δράσης σας ολοκληρώνεται. Αν τα ίδια προβλήματα επανεμφανίζονται. Αν η συμμετοχή είναι κατανεμημένη σε όλη την ομάδα ή συγκεντρωμένη σε τρεις φωνές. Ρωτήστε την ομάδα απευθείας, κάθε τόσο, πόσο αξίζει η ανασκόπηση για αυτούς.
Δύο ακόμη αξίζει να παρακολουθήσετε: πόσο χρόνο χρειάζονται τα προβλήματα για να επιλυθούν μόλις τεθούν, και αν η ομάδα δοκιμάζει καθόλου νέες προσεγγίσεις. Μια ομάδα που δεν πειραματίζεται ποτέ έχει συνήθως αποφασίσει ότι τίποτα δεν θα αλλάξει.
Ο στόχος δεν είναι μια τέλεια ανασκόπηση. Αν η δική σας παράγει ειλικρινή συζήτηση και μια μικρή αλλαγή που μένει, τότε λειτουργεί.
Από πού να ξεκινήσετε
Πάρτε τρεις ερωτήσεις από την ενότητα έναρξης, τρεις από την ενότητα εις βάθος και δύο από την ενότητα μελλοντικού προσανατολισμού, και διεξάγετε την επόμενη ανασκόπησή σας μόνο με αυτές. Μετά πετάξτε τις και επιλέξτε οκτώ διαφορετικές στο επόμενο sprint.
Αν προτιμάτε να μην συναρμολογείτε ένα σύνολο κάθε δεκαπενθήμερο, η λειτουργία Ανασκόπησης του MileSmile τα δημιουργεί με βάση τα θέματά σας, κάτι που λειτουργεί εξίσου καλά για ευέλικτες ομάδες, ανασκοπήσεις έργων και εκτός έδρας συναντήσεις. Είτε έτσι είτε αλλιώς, οι ερωτήσεις που κάνετε καθορίζουν τη συζήτηση που θα έχετε, και η συζήτηση που θα έχετε είναι αυτό από το οποίο αποτελείται η κουλτούρα της ομάδας σας.