Ένα retreat είναι η σπάνια χρονική περίοδος που κανείς στην ομάδα δεν απαντά σε αιτήματα. Είναι εκεί όπου οι προτεραιότητες επαναπροσδιορίζονται, η εμπιστοσύνη αναδομείται και οι ιδέες που ποτέ δεν επιβιώνουν σε μια ανασκόπηση sprint επιτέλους εκφράζονται δυνατά. Ωστόσο, τα περισσότερα retreats ξεκινούν με το "πείτε το όνομά σας και ένα διασκεδαστικό γεγονός", και το κλίμα πέφτει πριν καν ξεκινήσει η πρώτη συνεδρία.
Μια καλή εισαγωγική δραστηριότητα κάνει τρία πράγματα. Ξυπνάει την αίθουσα, κάνει τους ανθρώπους να νιώθουν αρκετά ασφαλείς ώστε να πουν κάτι τολμηρό αργότερα μέσα στην ημέρα, και υποδεικνύει τον πραγματικό σκοπό του retreat. Παρακάτω είναι οι κανόνες που αποτρέπουν τις εισαγωγικές δραστηριότητες από το να πάνε στραβά, και στη συνέχεια 24 εισαγωγικές ασκήσεις ταξινομημένες ανά φάση της ατζέντας. Λειτουργούν το ίδιο καλά σε μια startup 15 ατόμων και σε ένα τμήμα 150 ατόμων· η μόνη διαφορά είναι σε πόσες ομάδες θα χωριστείτε.
Γιατί αξίζει να σχεδιάσετε την εισαγωγική δραστηριότητα
Αν αντιμετωπίσετε μια εισαγωγική άσκηση ως κάτι ασήμαντο, έτσι θα συμπεριφερθεί. Σχεδιάστε την ως μέρος της ατζέντας και θα κερδίσετε τέσσερα πράγματα. Μικρές προτροπές νωρίς καθιστούν ασφαλές να θέσετε μια τολμηρή ιδέα στις τρεις το απόγευμα. Όταν οι άνθρωποι ανταλλάσσουν ιστορίες, ανακαλύπτουν δεξιότητες και προοπτικές στην ομάδα που δεν ήταν γραμμένες πουθενά. Έρευνες δείχνουν ότι οι συναισθηματικά φορτισμένες αρχές βελτιώνουν την ανάκληση στρατηγικού περιεχομένου έως και 70%, οπότε η συνεδρία που ακολουθεί την εισαγωγική άσκηση μένει καλύτερα από αυτήν που ακολουθεί μια διαφάνεια. Και μια καλά δομημένη εισαγωγική δραστηριότητα χειρίζεται διακριτικά την παρουσία, την ανάμειξη θέσεων και τον τεχνικό έλεγχο, ενώ όλοι νομίζουν ότι απλώς συζητούν.
Κανόνες που αποτρέπουν τις εισαγωγικές ασκήσεις από το να πάνε στραβά
Ταιριάξτε την ενέργεια με την ατζέντα. Μια έναρξη μπορεί να είναι δυναμική. Μια βραδινή ανασκόπηση πρέπει να είναι αργή και προσωπική, και το να κάνετε τη δυναμική στις εννέα το βράδυ απλώς κάνει τους ανθρώπους να θέλουν να πάνε για ύπνο.
Προσφέρετε μια καθιστή και μια όρθια εκδοχή για τα πάντα, παραλείψτε οτιδήποτε απαιτεί αθλητική ικανότητα και αφήστε τους ανθρώπους να αρνηθούν χωρίς να εξηγήσουν τον εαυτό τους. Στη συνέχεια, αναμείξτε τμήματα και ιεραρχία επίτηδες. Εάν τα ζευγάρια είναι άτομα που ήδη συνεργάζονται καθημερινά, θα λάβετε μια ενημέρωση κατάστασης αντί για μια συζήτηση.
Συνδέστε τις προτροπές με κάτι πραγματικό: τον αντίκτυπο στον πελάτη, μια αξία που ισχυρίζεται ότι έχει η εταιρεία, την απόφαση στην οποία θα βασιστεί η εβδομάδα. Και κάντε μια σύντομη ανασκόπηση για δύο λεπτά πριν προχωρήσετε. Ρωτήστε τι εξέπληξε τους ανθρώπους και σημειώστε την καλή ατάκα που είπε κάποιος. Το να περάσετε κατευθείαν στην επόμενη διαφάνεια πετάει το μέρος που άξιζε να κρατήσετε.
24 εισαγωγικές ασκήσεις ανά φάση retreat
Αυτές είναι έτοιμες για χρήση. Οι περισσότερες διαρκούν λιγότερο από δέκα λεπτά και δεν χρειάζονται τίποτα πέρα από αυτοκόλλητα σημειωματάρια και το MileSmile σε τηλέφωνο ή tablet.
Άφιξη και check-in
- Ετικέτες ονόματος με emoji: όλοι σχεδιάζουν το emoji που ταιριάζει με τη διάθεσή τους αυτή τη στιγμή, και μετά λένε γιατί.
- Ανταλλαγή προσδοκιών: τα ζευγάρια ανταλλάσσουν μια ελπίδα και έναν φόβο για το retreat, και μετά συστήνουν ο ένας τον άλλον στην αίθουσα.
- Ψηφοφορία αξιών: τοποθετήστε τις αξίες της εταιρείας σε μεγάλες κάρτες γύρω από την αίθουσα και ζητήστε από τους ανθρώπους να σταθούν δίπλα σε αυτήν που θέλουν περισσότερο αυτό το τρίμηνο.
- MileSmile γρήγορες ερωτήσεις: χρησιμοποιήστε την ενότητα "Ζέσταμα" (Warm-Up deck) για να ανακαλύψετε γρήγορα αγαπημένα οδικά ταξίδια, απροσδόκητες δεξιότητες και πρόσφατες επιτυχίες των ανθρώπων.
Πρωινές συνεδρίες έναρξης
- Δύο αλήθειες και ένα μέλλον: το κλασικό, εκτός από το ότι το ψέμα αντικαθίσταται από μια τολμηρή πρόβλεψη για την ομάδα.
- Ανταλλαγή ιστοριών πελατών: κάθε τραπέζι αφηγείται μια πρόσφατη ιστορία πελάτη που τους εξέπληξε, και η αίθουσα ψηφίζει την πιο διορατική.
- Στρατηγικές υπερδυνάμεις: ποια υπερδύναμη θα επιτάχυνε περισσότερο τον στόχο του πρώτου τριμήνου, και γιατί;
- Γρήγορες συναντήσεις: περιστρέψτε τα ζευγάρια κάθε δύο λεπτά με το χρονόμετρο του MileSmile, με τις προτροπές να είναι προετοιμασμένες εκ των προτέρων.
Εργαστήρια σε βάθος
- Αρχείο αποτυχιών: μικρές ομάδες περιγράφουν μια πρόσφατη αποτυχία και αντλούν ένα μάθημα από αυτήν.
- Λέσχη συζητήσεων: μοιράστε μια δήλωση που είναι παιχνιδιάρικη αλλά ακόμα σχετική, όπως "κάθε ομάδα πρέπει να λειτουργεί ασύγχρονα εξ ορισμού", και αφήστε και τις δύο πλευρές να την υποστηρίξουν.
- Προσχέδιο ιδεών: οι άνθρωποι σχεδιάζουν ιδέες από ένα κοινό backlog, σε στυλ fantasy-league, και εξηγούν γιατί επέλεξαν τη δική τους.
- Διατμηματικές ερωταπαντήσεις: προσαρμοσμένες προτροπές στο MileSmile, ώστε κάθε ομάδα να μπορεί επιτέλους να ρωτήσει αυτό που πάντα αναρωτιόταν για ένα άλλο τμήμα.
Διαλείμματα σε εξωτερικό χώρο και κίνησης
- Περπάτημα και σκέψη: αναθέστε συνεργάτες, δώστε τους τρεις ερωτήσεις προβληματισμού μέσω της λειτουργίας ήχου του MileSmile, στείλτε τους έξω.
- Φωτογραφικό μπίνγκο: ένας πίνακας μπίνγκο με στιγμές του retreat για να απαθανατιστούν στην κάμερα, από ένα σχέδιο σε πίνακα μέχρι μια γραφική θέα και ένα αυθόρμητο γέλιο.
- Αντίστροφο κυνήγι θησαυρού: όλοι φέρνουν πίσω ένα αντικείμενο που αντιπροσωπεύει μια αξία της εταιρείας και εξηγούν τη σύνδεση.
- Μαντέψτε το οδικό ταξίδι: διαβάστε μια ταξιδιωτική ανάμνηση δυνατά και ζητήστε από τις ομάδες να μαντέψουν ποιανού ιστορία είναι.
Βραδινή ανασκόπηση και κοινωνικός χρόνος
- Τριαντάφυλλα, αγκάθια, μπουμπούκια: ένα highlight, μια πρόκληση και ένα πράγμα που θέλετε να εμβαθύνετε στη συνέχεια.
- Ερωτήσεις γύρω από τη φωτιά: χαμηλώστε τα φώτα, σχηματίστε έναν κύκλο, αφήστε το MileSmile να τρέξει τις πιο βαθιές προτροπές σχετικά με μαθήματα ηγεσίας.
- Κάρτες κομπλιμέντων: κάθε άτομο γράφει ένα κομπλιμέντο άξιο καρτ-ποστάλ σε κάποιον που το βοήθησε εκείνη την ημέρα.
- Μελλοντικοί τίτλοι: οι ομάδες γράφουν τον τίτλο ειδήσεων που περιγράφει τι άλλαξε αυτό το retreat, έξι μήνες από τώρα.
Αναχώρηση και παρακολούθηση
- Καρουζέλ δεσμεύσεων: οι άνθρωποι περιστρέφονται και λένε τη μία δέσμευση που παίρνουν μαζί τους στο σπίτι.
- Λίστα αναπαραγωγής retreat: όλοι προσθέτουν ένα τραγούδι που ταιριάζει με τη διάθεση, και αυτό παίζει ενώ η αίθουσα μαζεύεται.
- Στιγμιότυπο ευγνωμοσύνης: καταγράψτε σύντομα βίντεο ευχαριστιών στα τηλέφωνα και μοντάρετέ τα σε ένα βίντεο ανασκόπησης.
- Ανασκόπηση επιστροφής: χρησιμοποιήστε τις προτροπές της Λειτουργίας Αυτοκινήτου (Car Mode) του MileSmile στο λεωφορείο της επιστροφής, ώστε η ορμή να μην χαθεί στην κίνηση.
Χρήση του MileSmile ως εργαλείου διευκόλυνσης
Το MileSmile δημιουργήθηκε για μακρινές διαδρομές, αλλά η ίδια μηχανή ερωτήσεων τεχνητής νοημοσύνης λειτουργεί και σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. Δημιουργήστε ξεχωριστές ενότητες για τα στελέχη, τους διευθυντές και τους νεοπροσληφθέντες και εναλλάσσετε μεταξύ τους κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Αντικατοπτρίστε τις προτροπές στη μεγάλη οθόνη ή αφήστε τη Λειτουργία Αυτοκινήτου (Car Mode) να τις διαβάσει δυνατά, ώστε να μπορείτε να κυκλοφορείτε στην αίθουσα αντί να διαβάζετε από ένα τηλέφωνο. Σημειώστε τις ερωτήσεις που είχαν απήχηση και στείλτε τις αργότερα ως ένα κιτ για να συνεχιστεί η συζήτηση. Εάν η ομάδα είναι διεθνής, ενεργοποιήστε τις πολύγλωσσες προτροπές αντί να διατηρείτε ένα δεύτερο σύνολο ενοτήτων.
Λειτουργεί στο τηλέφωνό σας μέσω δεδομένων κινητής τηλεφωνίας ή ενός φορητού hotspot, κάτι που είναι πιο σημαντικό απ' όσο ακούγεται. Το Wi-Fi του χώρου αποτυγχάνει ακριβώς την λάθος στιγμή, και το MileSmile συνεχίζει να λειτουργεί όταν συμβαίνει αυτό.
Λίστα ελέγχου για τον συντονιστή
Πριν μπείτε, κάθε εισαγωγική άσκηση στην ατζέντα πρέπει να έχει μία δουλειά που μπορείτε να ονομάσετε δυνατά: ενέργεια, προβληματισμός ή ανταλλαγή γνώσεων. Πακετάρετε αυτοκόλλητα σημειωματάρια, μαρκαδόρους, ένα ηχείο και ένα τηλέφωνο με το MileSmile εγκατεστημένο και δοκιμασμένο.
Σχεδιάστε και τις μεταβάσεις. Ένα μουσικό σήμα, ένα ορατό χρονόμετρο ή μια απλή διαφάνεια είναι αυτό που εμποδίζει μια αίθουσα να παρασυρθεί μεταξύ των τμημάτων. Καταγράψτε ό,τι προκύπτει όσο είναι φρέσκο, σε ένα κοινό έγγραφο ή ως φωτογραφίες των πινάκων, ώστε η ανασκόπηση να γράφεται μόνη της στο δρόμο για το σπίτι. Στη συνέχεια, κλείστε κάθε τμήμα ευχαριστώντας τους ανθρώπους για όσα είπαν. Κοστίζει δεκαπέντε δευτερόλεπτα, και είναι ο λόγος που κάποιος λέει κάτι αληθινό στο επόμενο τμήμα.
Επιλέξτε τρεις και χτίστε την ατζέντα γύρω τους
Μην προσπαθήσετε να εφαρμόσετε και τις 24. Επιλέξτε τρεις, μία για το πρωί, μία για το μπλοκ εργαστηρίων, μία για το βράδυ, και γράψτε τις πραγματικές προτροπές στο MileSmile πριν ταξιδέψετε, ώστε να μην αυτοσχεδιάζετε μπροστά σε σαράντα άτομα. Το retreat που οι άνθρωποι αναφέρουν ένα χρόνο αργότερα είναι σχεδόν πάντα αυτό όπου κάποιος είπε κάτι που δεν είχε σκοπό να πει.