En samling er den sjeldne perioden hvor ingen på teamet svarer på henvendelser. Det er her prioriteringer nullstilles, tillit gjenoppbygges, og ideene som aldri overlever en sprintgjennomgang endelig blir sagt høyt. Likevel starter de fleste samlinger med "si navnet ditt og en morsom fakta," og rommet tømmes for energi før den første sesjonen begynner.
En god åpning gjør tre ting. Den vekker rommet, den får folk til å føle seg trygge nok til å si noe vågalt senere på dagen, og den peker mot hva samlingen egentlig handler om. Nedenfor er reglene som hindrer åpninger i å gå galt, deretter 24 isbrytere sortert etter agendafase. De fungerer like bra i en startup med 15 personer som i en avdeling med 150; den eneste forskjellen er hvor mange grupper du deler inn i.
Hvorfor åpningen er verdt å planlegge
Behandler du en isbryter som noe ubetydelig, vil den også oppføre seg slik. Planlegg den som en del av agendaen, og du får fire ting tilbake. Små spørsmål tidlig gjør det trygt å lufte en dristig idé klokken tre om ettermiddagen. Når folk utveksler historier, oppdager de ferdigheter og perspektiver i teamet som ikke var nedskrevet noe sted. Forskning viser at følelsesladede åpninger forbedrer hukommelsen av strategisk innhold med opptil 70%, slik at sesjonen som følger isbryteren fester seg bedre enn den som følger en lysbildefremvisning. Og en godt utformet åpning håndterer diskret opprop, plassering og teknisk sjekk mens alle tror de bare prater.
Regler som hindrer isbrytere i å gå galt
Tilpass energien til agendaen. En kickoff kan være høylytt. En kveldsrefleksjon bør være rolig og personlig, og å kjøre den høylytte klokken ni om kvelden får bare folk til å ville legge seg.
Tilby en sittende og en stående versjon av alt, hopp over alt som krever atletiske evner, og la folk velge å ikke delta uten å måtte forklare seg. Bland deretter avdelinger og ansiennitet med vilje. Hvis parene er folk som allerede jobber sammen hver dag, får du en statusoppdatering i stedet for en samtale.
Knytt spørsmålene til noe reelt: kundeinnvirkning, en verdi selskapet hevder å ha, avgjørelsen uken skal dreie seg om. Og oppsummer i to minutter før du går videre. Spør hva som overrasket folk og skriv ned den gode kommentaren noen sa. Å hoppe rett til neste lysbilde kaster bort den delen som var verdt å ha.
24 isbrytere etter samlingsfase
Disse er klare til bruk. De fleste tar under ti minutter og krever ikke noe mer enn post-it-lapper og MileSmile på en telefon eller et nettbrett.
Ankomst og innsjekking
- Emoji-navneskilt: alle tegner emojien som matcher humøret deres akkurat nå, og sier deretter hvorfor.
- Forventningsutveksling: par utveksler ett håp og én frykt for samlingen, og introduserer deretter hverandre for rommet.
- Verdivalg: sett opp selskapets verdier på store kort rundt i rommet og la folk stille seg ved siden av den verdien de ønsker mer av dette kvartalet.
- MileSmile raske spørsmål: kjør oppvarmingspakken for raskt å få frem folks favorittbilturer, uventede ferdigheter og nylige seire.
Morgen-kickoff-sesjoner
- To sannheter og en fremtid: klassikeren, bortsett fra at løgnen er erstattet av en dristig spådom for teamet.
- Kundefortellingsutveksling: hvert bord forteller en nylig kundefortelling som overrasket dem, og rommet stemmer på den mest innsiktsfulle.
- Strategiske superkrefter: hvilken superkraft ville mest akselerere Q1-målet, og hvorfor?
- Speed-møter: roter par hvert andre minutt med MileSmiles tidtaker, med spørsmålene forhåndsinnstilt.
Dybdegående workshops
- Feilarkiv: små grupper beskriver en nylig feil og trekker ut én lærdom fra den.
- Debattklubb: del ut en uttalelse som er leken, men fortsatt relevant, for eksempel "hvert team bør som standard være asynkront", og la begge sider argumentere for den.
- Idéutkast: folk utarbeider ideer fra en felles backlog, i fantasy-league-stil, og presenterer hvorfor de valgte sin.
- Tverrfunksjonell spørsmål og svar: tilpassede spørsmål i MileSmile slik at hvert team endelig kan spørre om det de alltid har lurt på om en annen avdeling.
Utendørs- og bevegelsespauser
- Gå og undre: tildel partnere, gi dem tre reflekterende spørsmål via MileSmiles lydmodus, send dem ut.
- Fotobingo: et bingobrett med samlingsøyeblikk å fange på kamera, fra en tavlekrusedull til en naturskjønn utsikt til en spontan latter.
- Omvendt skattejakt: alle tar med seg en gjenstand som representerer en bedriftsverdi og forklarer sammenhengen.
- Gjett bilturen: les opp et reiseminn og la teamene gjette hvis historie det er.
Kveldsrefleksjon og sosial tid
- Roser, torner, knopper: et høydepunkt, en utfordring, og én ting du vil grave dypere i neste gang.
- Bålkos-spørsmål: demp lysene, lag en sirkel, la MileSmile kjøre de dypere spørsmålene om ledelseslærdom.
- Komplimentkort: hver person skriver et postkort-verdig kompliment til noen som hjalp dem den dagen.
- Fremtidige overskrifter: teamene skriver nyhetsoverskriften som beskriver hva denne samlingen endret, seks måneder frem i tid.
Avreise og oppfølging
- Forpliktelseskarusell: folk roterer og sier den ene forpliktelsen de tar med seg hjem.
- Samlingsspilleliste: alle legger til en sang som matcher stemningen, og den spilles mens rommet pakker sammen.
- Takknemlighetsøyeblikk: ta opp korte takkeklipp på telefoner og klipp dem inn i en oppsummeringsvideo.
- Refleksjon på hjemturen: kjør MileSmiles Bilmodus-spørsmål på skyttelbussen tilbake slik at fremdriften ikke dør i trafikken.
Bruke MileSmile som et fasilitatorverktøy
MileSmile ble bygget for lange bilturer, men den samme AI-spørsmålsmotoren fungerer i et konferanserom. Bygg separate spørsmålspakker for ledere, mellomledere og nyansatte, og bytt mellom dem midt i sesjonen. Speil spørsmålene på storskjermen, eller la Bilmodus lese dem høyt slik at du kan bevege deg rundt i rommet i stedet for å lese fra en telefon. Bokmerk spørsmålene som traff, og send dem ut etterpå som et "hold samtalen i gang"-sett. Hvis teamet er internasjonalt, slå på flerspråklige spørsmål i stedet for å vedlikeholde et andre sett med spørsmålspakker.
Den kjører på telefonen din via mobildata eller et reise-hotspot, noe som er viktigere enn det høres ut. Stedets Wi-Fi svikter på akkurat feil tidspunkt, og MileSmile fortsetter å fungere når det skjer.
Fasilitatorsjekkliste
Før du går inn, bør hver isbryter på agendaen ha én oppgave du kan navngi høyt: energi, refleksjon eller kunnskapsdeling. Pakk med post-it-lapper, tusjer, en høyttaler og en telefon med MileSmile installert og testet.
Planlegg overgangene også. En musikk-cue, en synlig tidtaker eller et enkelt lysbilde er det som hindrer et rom i å drive mellom segmentene. Fang opp det som kommer frem mens det er ferskt, i et delt dokument eller som bilder av tavlene, slik at oppsummeringen skriver seg selv på vei hjem. Avslutt deretter hvert segment med å takke folk for det de sa. Det koster femten sekunder, og det er grunnen til at noen sier noe ekte i segmentet etterpå.
Velg tre og bygg agendaen rundt dem
Ikke prøv å kjøre alle 24. Velg tre, én for morgenen, én for workshop-blokken, én for kvelden, og skriv de faktiske spørsmålene inn i MileSmile før du reiser, slik at du ikke improviserer foran førti mennesker. Samlingen folk siterer deg på et år senere er nesten alltid den hvor noen sa noe de ikke hadde planlagt å si.