Etä- ja hybriditiimit ovat jo vuosia ohittaneet Zoom-hätäajan, ja monet johtajat aloittavat edelleen jäänmurtajalla, jota kaikki hiljaa inhoavat. Pakotettu hauskanpito kuluttaa energiaa sen sijaan, että se rakentaisi sitä. Virtuaalinen tiiminrakennus toimii, kun se on harkittua, kun kenenkään ei tarvitse esiintyä, ja kun se liittyy johonkin, mitä tiimi todella yrittää tehdä.
Seuraavassa on aktiviteetteja, joita voit toteuttaa huomenna, rakenne hajautetun tiimin yhteyden ylläpitämiseen, ja tapoja käyttää MileSmileä, jotta monipuolisuus ei vie valmisteluaikaasi.
Mikä tekee virtuaalisesta tiiminrakennuksesta tehokasta
Aloita normeista. Kamerat voivat olla pois päältä. Jakaminen on vapaaehtoista. Sano se ääneen alussa, sillä puolet huoneen vastahakoisuudesta johtuu siitä, että ihmiset varautuvat pyyntöön, josta he eivät voi kieltäytyä.
Pidä se sitten pienenä. Kymmenen tai kaksikymmentä minuuttia jo käynnissä olevaan kokoukseen sisällytettynä voittaa aina yhdeksänkymmenen minuutin itsenäisen tapahtuman. Liitä kysymykset sprinttiin, OKR-tavoitteisiin tai oppimistavoitteeseen, jotta ihmiset näkevät, miksi he vastaavat. Kierrätä formaattia keskustelun, yhteistyöhaasteen ja pohdinnan välillä, tai neljäs viikko tuntuu kolmannelta. Ja pidä fasilitaattorin työ kevyenä: jos kysymykset tulevat automaattisesti MileSmilen Tiimitilasta (Team Mode), kuka tahansa tiimistä voi vetää istunnon, ja näin se selviää lomasi yli.
Virtuaalisia tiiminrakennusharjoituksia kokeiltavaksi
Vauhtimaanantait (10 minuuttia)
Aloita viikko kolmella kysymyksellä, jotka linjaavat prioriteetteja ennen kuin kukaan avaa tikettiä.
- Jaa yksi asia, jonka sait valmiiksi viime viikolla ja josta olet ylpeä.
- Mikä on tärkein keskittymiskohteesi tällä viikolla?
- Miltä tiimikaverilta tarvitset apua?
Toteuta se MileSmilen ”Päivittäinen piristys” (Daily Boost) -soittolistana, jotta kysymykset nousevat esiin itsestään, ja pudota kohokohdat chattiin edetessäsi.
Nopea tunnustuskierros
Viisi minuuttia ajastimella. Jokainen nostaa kortin ”Arvostus”-pakasta ja mainitsee tiimikaverin jostakin konkreettisesta asiasta, ei vain ”mahtavuudesta”. Fasilitaattori kerää nimet jaetulle dokumentille, jotta kiitokset säilyvät puhelun jälkeen.
Etäkulttuurin korttipeli
Kolmen tai neljän hengen pienryhmät. Nosta kortteja ”Kulttuuritarkastus” (Culture Check) -kategoriasta ja anna jokaisen ryhmän käsitellä:
- Mikä auttaa sinua tuntemaan yhteyttä, kun olemme etänä?
- Minkä käytöksen meidän tulisi normalisoida tiiminä?
- Missä suljemme tahattomasti ulos etätyöntekijöitä?
Tuo vastaukset takaisin päähuoneeseen ja järjestä ne lyhyeksi kokeilujen listaksi. Kolmas kysymys on se, joka maksaa istunnon vaivan.
Asynkroninen seikkailulauta
Rakennettu aikavyöhykkeiden yli hajautetuille tiimeille. Julkaise MileSmile-linkki ”Tarjoketju” (Story Chain) -peliin ja anna ihmisten lisätä ääntä tai tekstiä 48 tunnin aikana. Valmis tarina menee sisäiseen uutiskirjeeseen, jossa sitä luetaan enemmän kuin mitään muuta.
Retro-remix
Sisällytä energisoija sprintin retrospektiiviin erillisen kokouksen sijaan. Kolme MileSmilen lämmittelykysymystä, sitten suoraan dataan, oivalluksiin ja kokeiluihin, ja lopuksi yhden sanan pikakierros seuraavaa sprinttiä varten.
60 minuutin virtuaalinen tiiminrakennusagenda
| Aika | Aktiviteetti | Tarkoitus |
|---|---|---|
| 0:00–0:05 | Sisäänkirjautumiskysymys MileSmileltä | Madaltaa kynnystä, kuulla jokaisen ääni kerran |
| 0:05–0:20 | Yhteistyöhaaste: valkotaulupulma tai tietokilpailu | Ongelmanratkaisu ja terveellinen väittely |
| 0:20–0:40 | Pienryhmäkeskustelut ”Tiimin hyvinvointi” -kysymysten pohjalta | Nostaa esiin esteitä, resurssitarpeita, tukipyyntöjä |
| 0:40–0:55 | Toimintasprintti: jokainen ryhmä ehdottaa yhtä kokeilua | Muuttaa oivallukset sitoumuksiksi |
| 0:55–1:00 | Päättävä kiitollisuuskierros ”Arvostus”-osiosta | Päättää tunnustukseen logistiikan sijaan |
Miten eri tiimit käyttävät MileSmileä
Tuotetiimit sisällyttävät sen sprinttisuunnitteluun ja retrospektiiveihin, lähinnä estääkseen rituaalin vanhenemisen kahdennenkymmenennen toiston kohdalla. Asiakasmenestystiimit järjestävät viiden minuutin tiimihenkeä kohottavan osion ennen neljännesvuosittaista liiketoimintakatsausta, jolloin viestintä todella linjautuu.
Henkilöstötiimit järjestävät kuukausittain ”Ympäri maailmaa” (Across the Globe) -istunnon, joka nostaa yhden alueen valokeilaan paikallisilla kysymyspakoilla. Johto käyttää ”Rohkeat vedot” (Bold Bets) -pakkaa strategisissa offsite-tapaamisissa. Ja uusien työntekijöiden ryhmät saavat MileSmile-linkin upotettuna perehdytysportaaliin, jotta he voivat tavata toisensa asynkronisesti sen sijaan, että odottaisivat jonkun aikatauluttavan sen.
Fasilitoinnin vinkkejä etäistuntoihin
Huomioi energiakäyrä
Vuorottele kysymyksiä, jotka vaativat kaikkien puhumista, hiljaisemman pohdinnan kanssa. Emoji-reaktiot ja kyselyt antavat vastauksia ihmisiltä, jotka eivät koskaan avaa mikrofoniaan.
Suunnittele osallisuutta varten
Kamerat vapaaehtoisia, puhtaaksikirjoitukset tai yhteenveto jälkikäteen, ja kiertävät aikavälit, jos tiimi ulottuu mantereiden yli. Klo 6 aamupuhelu ei ole pieni pyyntö, eikä sen tulisi aina osua samalle henkilölle.
Käytä asynkronisia seurantoja
Julkaise parhaat MileSmile-kysymykset Slackissa, jotta kaikki, jotka missasivat live-puhelun, voivat silti vastata. Tallenna lainaukset seuraavaa koko henkilöstön kokousta varten.
Mittaa se
Kolme lukua riittää: kokouksen energia asteikolla 1–5, kuinka monta tunnustusta jaettiin, ja tiimin luottamuspisteet. Kun jokin niistä laskee, muuta agendaa ihmisten sijaan.
Miksi MileSmile toimii tähän
Kädet vapaana -Autotila (Car Mode), joka on rakennettu road tripeille, toimii ääniohjaajana kokouksessa: se lukee kysymykset ääneen samalla kun jaat näyttöä jostain muusta. Kysymykset ovat tekoälyn luomia, joten retrospektiiveihin, perehdytykseen, johtamiseen ja kulttuuriin tarkoitetut paketit eivät lopu kesken, ja fasilitaattori voi jonottaa energisoijia, syvällisiä kysymyksiä ja kiitollisuuskierroksen yhtenä soittolistana diojen rakentamisen sijaan.
Jaa näyttö, ja kaikki näkevät nykyisen kysymyksen, kun fasilitaattori ohjaa sitä näppäimistöltä. Se toimii työpöydällä, mobiililaitteilla ja ohjauspyörän säätimillä, mikä tarkoittaa, että sama pakka toimii työmatkalla ja stand-up-kokouksessa.
”Korvasimme kömpelöt jäänmurtajadiamme MileSmile-soittolistoilla ja osallistuminen nousi 40 %. Sovellus pitää istunnon sujuvana, joten voin keskittyä keskustelun ohjaamiseen.” Etätyöskentelevä insinööripäällikkö
Aloita yhdellä kokouksella
Valitse yksi yllä olevista aktiviteeteista ja lisää se ensi viikon agendaan. Rakenna MileSmile-soittolista lämmittelyllä, yhteistyökysymyksellä ja tunnustuskierroksella, pyydä kaksi riviä palautetta jälkikäteen ja muuta yhtä asiaa joka toinen viikko. Kirjoita toimineet kysymykset jaettuun wikiin, jotta seuraava istunto voi pyöriä ilman sinua.